Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on tukea hallinnon avoimuutta, asiakirjajulkisuutta sekä helpottaa toimintaamme liittyvän julkisen tiedon löytämistä.

Julkinen ja salassa pidettävä tieto

Ammattiopisto Spesia Oy (myöhemmin myös Spesia) hoitaa toiminnassaan julkista lakisääteistä tehtävää, mutta sen asiakirjoista vain osa on julkisia. Julkisista asiakirjoista on jokaisella oikeus saada tietoa.

Osa toimintaamme liittyvistä asiakirjoista sisältää salassa pidettävää tietoa. Salassa pitämisen perusteet on määritelty julkisuuslaissa. Salassa pidettävistä asiakirjoista tietoa voivat saada yleensä ne, joita asia koskee ja jotka välttämättä tarvitsevat tietoa oman tehtävänsä hoitamisessa.

Tietopyyntöjen käsittely

Tietopyyntöä varten on tärkeää miettiä mahdollisimman tarkkaan, mitä tietoa tarvitset. Näin voimme auttaa sinua tiedon löytämisessä parhaiten.

Ammattiopisto Spesia Oy:ssä tietopyynnöt käsitellään keskitetysti. Voit tehdä tietopyynnön ja kysyä tietoihin liittyviä ohjeita osoitteessa spesia@spesia.fi.

Ammattiopisto Spesialla on velvollisuus vastata 14 vuorokauden kuluessa. Mikäli tietopyyntösi on poikkeuksellisen laaja tai siihen liittyy tavallista suurempi työmäärä, saat vastauksen yhden (1) kuukauden kuluessa.

Tietovarannot

Opiskelijaksi ottaminen
Opiskelijaksi ottamiseen liittyviä hakijan henkilötietoja, opiskelijavalintaa sekä koulutuskokeiluja ja tutustumisjaksoja koskevia tietoja käsitellään opiskelijatietojärjestelmässä. Keskeisiä aineistoja ovat muun muassa hakija- ja tutustujarekisterit, koulutuskokeilulausunnot sekä valintapöytäkirjat.

Ammattiopisto Spesian koulutustarjontaan voit tutustua Koulutus-sivullamme.

Tietoa koulutukseen hakemisesta löydät Hakeminen-sivultamme.

Koulutuksiin haetaan Opintopolku.fi-palvelussa. Palvelua hallinnoi Opetushallitus. Opintopolku.fi-palveluun rekisteröityvät hakemista ja valintoja koskevat tiedot. Opintopolku-palvelun tietosuojaselosteen löydät palvelusivustolta.

Lisätietoa henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä Ammattiopisto Spesiassa löydät Tietosuoja-sivultamme.

Opiskelu
Opiskelu-tietovarannon tietoja käsitellään opiskelijatietojärjestelmässä. Järjestelmä sisältää opiskelijan henkilötietoja, opintojen suorittamiseen, arviointiin sekä erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.

Keskeisiä aineistoja ovat esimerkiksi opiskelijarekisteri, HOKS-asiakirjat, arvioinnin mukauttamiseen ja poikkeamiseen liittyvät asiakirjat, opintosuoritusotteet, todistukset sekä työelämässä oppimiseen liittyvät sopimukset.

Ammattiopisto Spesian opiskelijat voivat tarkastella omia tietojaan Wilma-sovelluksessa.

Lisätietoa henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä löydät Tietosuoja-sivultamme.

Tukipalvelut
Tukipalvelut-tietovaranto sisältää opiskelijoiden opiskeluhuoltoon, asumispalveluihin, osallisuuteen, aamu- ja iltapäivätoimintaan, kirjastoon sekä ruoka- ja puhtaanapitopalveluihin liittyviä tietoja.

Keskeisiä aineistoja tietovarannossa ovat muun muassa opiskeluhuollon suunnitelmat, monialaisen asiantuntijaryhmän (MAR) asiakirjat, AURA-kirjaukset, opiskelijakuntatoiminnan asiakirjat, kirjaston asiakasrekisteri ja aineistokokoelma sekä palveluiden toteuttamiseen liittyvät sopimukset ja maksumääräykset.

Opiskelijoille tarjottavista asumispalveluista voit lukea Asuminen-sivultamme.

Sivuilta löydät tietoa myös Opiskelijakunta- ja tutor-toiminnasta.

Lisätietoa palveluihin liittyvästä henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä löydät Tietosuoja-sivultamme.

Asiantuntijapalvelut
Asiantuntijapalvelut-tietovaranto sisältää asiantuntijapalveluihin, niiden myyntiin, markkinointiin ja laskutukseen liittyviä tietoja, joita käsitellään asiakkuudenhallintajärjestelmässä. Keskeisiä aineistoja ovat asiakasrekisteri, tarjoukset, hankinta- ja yhteistyösopimukset sekä osallistujatiedot ja -palautteet.

Www-sivuiltamme löydät tietoa Spesian asiantuntijapalveluista sekä työelämäyhteistyöstä.

Lisätietoa asiakasrekisteriin liittyvästä henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä löydät Tietosuoja-sivultamme.

Kehittäminen
Kehittämistoiminnan tietovaranto sisältää osaamisen kehittämiseen, hanketoimintaan, kansainväliseen toimintaan sekä laadunhallintaan liittyvät tiedot. Keskeisiä aineistoja ovat hanke- ja kansainvälisen toiminnan hakuasiakirjat, sopimukset, raportit, kehittämissuunnitelmat sekä kysely-, arviointi- ja seurantatiedot.

Www-sivuiltamme löydät tietoa Ammattiopisto Spesian

Henkilöstö
Henkilöstötietoja käsitellään henkilöstötietojärjestelmässä, joka sisältää muun muassa henkilötietoja sekä rekrytointiin, työsuhteeseen ja palkkaukseen liittyviä tietoja. Keskeisiä aineistoja ovat esimerkiksi henkilöstörekisteri, työsopimukset ja -todistukset sekä rekrytoinnin ja perehdyttämisen asiakirjat.

Tiedot avoimista työpaikoista löytyvät sivuiltamme.

Ilmoitamme avoimista työpaikoista yleensä myös TE-palveluiden sivustolla.

Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste on henkilöstön luettavissa intranetissa.

Toiminnassa noudatetaan yksityisen opetusalan työehtosopimusta.

Johtaminen
Ammattiopisto Spesiaa ylläpitää Ammattiopisto Spesia Oy, jonka omistavat Invalidiliitto ry sekä S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr. Koulutuksen järjestämiseen liittyvistä asioista päättää Ammattiopisto Spesia Oy:n hallitus tai Ammattiopisto Spesian johtokunta siten kuin asianomaisissa laeissa tarkemmin säädetään.

Johtamisen tietovaranto sisältää koulutuksen järjestämiseen, strategiseen suunnitteluun, toiminnanohjaukseen, pedagogiseen johtamiseen, riskienhallintaan, tietoturvaan ja -suojaan sekä yhteistoimintaan ja työsuojeluun liittyvää tietoa. Keskeisiä aineistoja ovat toimintaa koskevat suunnitelmat, sopimukset ja pöytäkirjat.

Talous
Talouden tietovaranto sisältää muun muassa talouden suunnitteluun ja seurantaan, kirjanpitoon, materiaalihallintoon, maksuliikenteeseen, vakuutuksiin ja tilinpäätökseen liittyviä tietoja, joita käsitellään taloushallinnon tietojärjestelmissä.

Ammattiopisto Spesia hyödyntää hankinnoissaan Sansia Oy:n tekemiä kilpailutuksia, joista löydät tietoa Sansia Oy:n sivuilta.

Tietohallinto
Tietohallinnon tietovaranto koostuu käytönhallinnan, käyttäjähallinnan, laitehallinnan, ohjelmistohallinnan sekä digitaalisen turvallisuuden riskienhallinnan tiedoista. Keskeisiä aineistoja ovat muun muassa käyttäjäsopimukset, ohjelmistolisenssit ja -sopimukset, laiterekisteri sekä lokitiedot. Tietoja käsitellään tietohallinnon järjestelmissä.

Lisätietoa henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä löydät Tietosuoja-sivultamme.

Tilat
Tilojen tietovaranto sisältää oppilaitoksen toimitiloihin, niiden korjaukseen ja kunnossapitoon, tilahankintoihin, kulunhallintaan, turvallisuuteen ja ympäristönhoitoon liittyviä tietoja. Tietoja käsitellään kiinteistötietojärjestelmissä. Keskeisiä aineistoja ovat muun muassa kiinteistötiedot, huolto- ja ylläpitosuunnitelmat ja -sopimukset, vikailmoitukset, lupa- ja tarkastusasiakirjat, vuokrasopimukset sekä kameravalvonnan ja kulunvalvonnan aineistot.

Kulunvalvontarekisterin tietosuojaseloste on henkilöstön luettavissa intranetissa.

Kameravalvonnan henkilörekisteriin liittyvän tietosuojaselosteen löydät Tietosuoja-sivultamme.

Viestintä
Viestinnän tietovaranto koostuu viestintään, tiedottamiseen, markkinointiin, mediaseurantaan, viestintäaineistoihin, julkaisuihin ja painotuotteisiin liittyvistä tiedoista. Keskeisiä aineistoja ovat muun muassa viestinnän suunnitelmat, tiedotteet, uutiskirjeet, ilmoitukset, oppaat, videot, valokuvat, av-materiaali sekä www-sivujen ja sosiaalisen median kanavien seurannat. Tietoja käsitellään viestinnän tietojärjestelmissä ja sovelluksissa.
Vanhat ja arkistoidut tiedot
Vaikka etsimäsi tieto on vanhentunut ja poistettu verkkosivuilta, se voi vielä olla säilytettävänä tai arkistoituna.

Ammattiopisto Spesia on toiminut vuodesta 2018 alkaen, kun Validia Ammattiopiston ja Bovallius-ammattiopiston toiminnot yhdistettiin.

Validia Ammattiopiston aikaisia materiaaleja voit tiedustella osoitteesta opintotoimisto@spesia.

Bovallius-ammattiopiston aikaisia materiaaleja voit tiedustella osoitteesta bovallius@bovallius.fi.