Tietosuoja

Me Ammattiopisto Spesiassa suhtaudumme vakavasti henkilön yksityisyyden suojaan kaikessa toiminnassamme. Tämän vuoksi pidämme henkilötietojen huolellista ja turvallista käsittelyä ensiarvoisen tärkeänä.

Noudatamme henkilötietoja käsitellessä lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta. Toimimme niin, ettei opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Pääsääntöisesti jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallentuvat tietonsa sekä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisua (kts. kohta Mitkä ovat minun oikeuteni?). Pyynnöt tehdään käyttäen lomakkeita, jotka löytyvät tämän sivun kohdasta ”Miten voin vaikuttaa henkilötietojeni käsittelyyn?”.

Mitä tietosuoja tarkoittaa?

Tietosuojalla tarkoitetaan ihmisen oikeutta omiin henkilötietoihinsa. Se on yksityisyyden ja luottamuksen turvaamista
eli esimerkiksi henkilötietojen oikeaoppista käsittelyä ja niiden suojaamista luvattomalta käytöltä ja muulta käsittelyltä.

Me Ammattiopisto Spesiassa ajattelemme, että tietosuoja on yhtäältä henkilön oikeutta omiin tietoihinsa,
ja toisaalta kaikkien muiden tahojen velvollisuutta toimia siten, että tämä oikeus myös toteutuu.

Tietosuojassa on siis rekisterinpitäjän, eli Spesian näkökulmasta kyse velvollisuudesta huolehtia siitä, että
meille antamiasi henkilötietoja käsitellään ainoastaan lain mukaisesti!

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedot ovat kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön eli rekisteröityyn liittyviä tietoja.

Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten

nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn periaatteet Spesiassa?

Me Ammattiopisto Spesiassa suhtaudumme vakavasti henkilön yksityisyyden suojaan kaikessa toiminnassamme. Tämän vuoksi pidämme henkilötietojen huolellista ja turvallista käsittelyä ensiarvoisen tärkeänä.

Noudatamme henkilötietoja käsitellessä lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta. Toimimme niin, ettei opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Käsittelemme henkilötietojasi asianmukaisesti ja läpinäkyvästi.

Keräämme henkilötietojasi tapauskohtaisesti tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, emmekä käsittele niitä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Huolehdimme siitä, että keräämme rajoitetusti vain niitä henkilötietojasi, jotka ovat asianmukaisia ja olennaisia suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.

Toteutamme kaikki mahdolliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että henkilötietosi pidetään täsmällisinä ja että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötietosi poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Käsittelemme henkilötietojasi siinä muodossa, josta sinut tunnistetaan ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi siten, että varmistamme niiden asianmukaisen turvallisuuden. Suojaamme henkilötietosi luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme opiskelijoiltamme, asiakkailtamme ja omalta henkilöstöltämme lakisääteisten tehtäviemme ja palvelujemme tuottamisen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja.

Lakisääteisten tehtäviemme tai palvelujemme käyttötarkoitukset määrittävät sen, minkälaista tietoa henkilöistä keräämme missäkin tilanteessa.

Voimme kerätä esimerkiksi

  • koulutustehtävään sekä opiskeluhuoltotoimintaan liittyviä tietoja ja merkintöjä, jotka ovat välttämättömiä hyvän opetuksen tai opiskeluhuollon järjestämisen kannalta
  • asiakkaittemme ja eri sidosryhmiemme yhteystietoja ja yhteistyön hoitamiseen liittyviä merkintöjä
  • asiantuntijapalveluiden ja kehittämisen toimintaan ja tehtävien hoitamiseen liittyviä merkintöjä
  • oman henkilöstömme henkilötietoja ja HR:n lakisääteisiin tehtäviin liittyviä merkintöjä
  • mahdollisia henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet, joissa yksityiskohtaisempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä. Löydät ne tämän sivun alaosasta.

Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään.

Saamme tietoja myös sidosryhmiltämme ja viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä esim. opetushallituksen opintopolku-palvelusta.

Mihin tarkoituksiin tietoja keräämme?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme opiskelijoiden, asiakkaiden ja henkilöstömme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin.

Keräämiemme henkilötietojen perusteella:

  • voimme järjestää opiskelijoille laadukkaita koulutus- ja opiskeluhuoltopalveluja.
  • voimme toimia hyvänä ja luotettavana yhteistyökumppanina asiakas ja sidosryhmiemme kanssa.
  • voimme hoitaa asianmukaisesti oman henkilöstömme työntekoon liittyvät lakisääteiset tehtäviä
Kuka henkilötietoja käsittelee ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne työntekijämme, joiden työtehtäviin kyseessä oleva henkilötietojen käsittely kuuluu.

Luovutamme saamiamme tietoja sivullisille vain asianomaisen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lainsäännökseen.

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä ja palveluiden tuottamisessa. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tämä taataan organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kun säilytys perustuu lain velvoitteeseen.

Esimerkiksi opiskelijoiden henkilötietoja säilytämme koko opiskeluajan ja arkistointi sekä tilastointi tarkoituksia varten myös opiskelun päättymisen jälkeen, Spesian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Mitkä ovat minun oikeuteni?

Tietosuoja on ihmisten yksityiselämän suojaamista. Siihen kuuluu jokaisen oikeus omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksiesi perusperiaatteena on henkilötietojen suojaaminen oikeudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta tietojen käytöltä.

Tietojen tarkastaminen ja oikaiseminen

Sinulla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötietosi. Tätä tarkoitusta varten tarvitsemme tietojen etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset tiedot.

Tällaisia ovat esimerkiksi nimi, osoite, henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja haluaa tarkastaa, haluaako tarkistaa tiedot tietyltä ajanjaksolta vai käyttääkö tarkastusoikeutta kaikkiin tietoihinsa.

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Sinulla on myös oikeus vaatia oikaistavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötieto.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä henkilötiedoillasi suoritettavaa profilointia.

Miten voin vaikuttaa henkilötietojeni käsittelyyn?

Voit tehdä tarkastuspyynnön tai korjauspyynnön toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastus- tai korjauspyynnön sinua lähinnä olevan toimipaikkamme opintotoimistoon. Näin voimme todentaa henkilöllisyytesi, sillä voimme antaa tiedot vain tarkastus- tai korjausvaatimusoikeutta käyttävälle henkilölle itselleen.

Mitä perustellumpi, yksilöidympi ja selkeämpi tarkastus- tai korjausvaatimus on, sitä paremmin pystymme sen käsittelemään. Korjaamme pyynnöstäsi virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon tai annamme kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee ne syyt, joiden vuoksi emme ole hyväksyneet korjausvaatimusta.

Voit käyttää tietoja tai oikaisua pyytäessäsi apunasi oheisia lomakkeita:

Tarkastuspyyntö-lomake

Oikaisuvaatimus-lomake

Pyrimme selvittämään ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat suoraan sinun kanssasi. Sinulla on kuitenkin oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty voimassaolevan tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Puh. 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Tietosuojavaltuutetun toimisto

 

Miten käytämme evästeitä?

Evästeet lyhyesti

Spesian nettisivut käyttävät evästeitä (cookies).
Eväste on pieni tekstitiedosto,
joka tallentuu sivulla käyneen tietokoneeseen tai puhelimeen.
Evästeiden avulla Spesia saa tietoa sivun käytöstä.
Se auttaa meitä parantamaan sivua.
Emme seuraa henkilöitä, vaan sivun käyttöä yleisesti.

Silloin kun sivumme sisältö on yhteydessä muihin sivuihin,
kuten Facebook, Instagram tai YouTube,
myös nämä voivat kerätä tietoja toiminnastasi.

Jos haluat, voit estää tai rajoittaa evästeitä.
Estäminen tapahtuu Internet-selaimen asetuksista.

Evästeistä tarkemmin

Käytämme evästeitä seurataksemme ja analysoidaksemme sivujemme käyttöä. Evästeiden kautta keräämme tietoa muun muassa siitä, kuinka moni käyttää palveluitamme, kauanko sivuillamme vietetään aikaa ja mitä sivuiltamme etsitään.

Sivustoillamme on myös kolmannen osapuolen evästeitä, mikä tarkoittaa sitä, että yhteistyökumppanimme voivat asettaa evästeitä koneellesi, kun käyt verkkosivuillamme. Ostamme näiltä palveluntarjoajilta mm. raportointi- ja analytiikkatyökaluja (esim. Google Analytics), joiden kautta saatua tietoa hyödynnämme myös omassa toiminnassamme.

Sivumme voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi YouTube-videoita). Upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa.

Palveluissamme on käytössä myös niin sanottuja yhteisöliitännäisiä kuten Facebook ja Instagram. Mikäli olet sallinut evästeiden käytön yhteisöliitännäisten palveluissa, on mahdollista, että nämä palveluntarjoajat keräävät vastaavalla tavalla tietoja asioinnistasi sivuillamme.

Voit itse vaikuttaa siihen, mitä evästeitä päätelaitteellesi saa asentaa.

  • Useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästeiden kytkemisen pois päältä.
  • Voit myös rajoittaa evästeiden käyttöä rajaamalla kolmansien osapuolten evästeet pois käytöstä.
  • Tallentuneet evästeet voi myös itse poistaa säännöllisin väliajoin.

Nämä mahdollisuudet löytyvät käyttämäsi selaimen asetuksista, esimerkiksi Internet Explorerissa: Työkalut (rattaan kuva) > Internet asetukset > Tietosuoja > Asetukset > Lisätiedot.

Mitä Chat tallentaa?

Tallennamme nettisivullamme käytävät chat-keskustelut asioinnin todentamiseksi ja palvelun parantamiseksi.

Chat-keskustelu tallentuu FormillaChat -palveluun laadun ja asiakkaille annettavien vastausten oikeellisuuden varmistamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi.

Vain ne henkilöt, joilla on työtehtävien perusteella erilliset tunnukset käydä chat-keskusteluita, voivat niitä tarkastella. Keskusteluita säilytetään korkeintaan 6 kk, jonka jälkeen ne poistetaan.

Chat-palvelu käyttää evästeitä, katso tämän sivun kohta ”Miten käytämme evästeitä?”.

Tietosuojaselosteet

Ammattiopisto Spesian tietosuojatyössä suunnitellaan, päätetään ja dokumentoidaan, miten henkilötietoja käsitellään. Tämän jälkeen varmistetaan ja dokumentoidaan, että arjessa myös toimitaan päätösten ja ohjeiden mukaisesti.

Me haluamme tiedottaa avoimesti tekemästämme henkilötietojen käsittelystä, siksi olemme laatineet tietosuojaselosteet, joiden avulla kerromme sinulle selkeästi ja tiiviissä muodossa, miten sinusta kerättyjä henkilötietoja tullaan käsittelemään.

Tietosuojaseloste on ulkoinen tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä aina yhden rekisterin osalta, ei siis koko tietosuojatyön ydin. Tietosuojaselosteesta saat käsityksen käsittelyn vaiheista ja pystyt seuraamaan toimimmeko me lupauksiemme mukaisesti.

Tietosuojaselosteet:

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Kameravalvontarekisteri

Kirjaston asiakasrekisteri

Opiskelijahallintorekisteri

Opiskeluhuoltorekisteri

Spesia Puodin ja verkkokaupan asiakasrekisteri

Työnhakijarekisteri

 

Lisätietoja

Henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme.

Hannele Kaila-Viitanen

Hannele Kaila-Viitanen

Tietosuojavastaava

p. 040 900 0047
hannele.kaila-viitanen(a)spesia.fi

Seuraa meitä:

#aospesia