Tietosuoja

Mitä on tietosuoja, mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten tietoja käsitellään.

Tietosuoja Spesiassa

Me Ammattiopisto Spesiassa työskentelevät suhtaudumme vakavasti henkilön yksityisyyden suojaan kaikessa toiminnassamme. Tämän vuoksi pidämme henkilötietojen huolellista ja turvallista käsittelyä ensiarvoisen tärkeänä.

Noudatamme henkilötietoja käsitellessä lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta. Toimimme niin, ettei rekisteröityjemme eli opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Mitä tietosuoja tarkoittaa?

Tietosuojalla tarkoitetaan ihmisen oikeutta omiin henkilötietoihinsa. Se on yksityisyyden ja luottamuksen turvaamista eli esimerkiksi henkilötietojen oikeaoppista käsittelyä ja niiden suojaamista luvattomalta käytöltä ja muulta käsittelyltä.

Me spesialaiset ajattelemme, että tietosuoja on yhtäältä henkilön oikeutta omiin tietoihinsa, ja toisaalta kaikkien muiden tahojen velvollisuutta toimia siten, että tämä oikeus myös toteutuu.

Tietosuojassa on siis rekisterinpitäjän, eli Spesian näkökulmasta kyse velvollisuudesta huolehtia siitä, että meille luovutettuja henkilötietoja käsitellään ainoastaan lain mukaisesti!

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedot ovat kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön eli rekisteröityyn liittyviä tietoja.

Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn periaatteet Spesiassa?

Noudatamme henkilötietoja käsitellessämme lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta.

Toimimme niin, ettei opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Käsittelemme meille luovutettuja henkilötietoja aina asianmukaisesti ja läpinäkyvästi.

Keräämme henkilötietoja tapauskohtaisesti tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, emmekä käsittele niitä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Huolehdimme siitä, että keräämme rajoitetusti vain niitä henkilötietoja, jotka ovat asianmukaisia ja olennaisia suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.

Toteutamme kaikki mahdolliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että henkilötiedot pidetään täsmällisinä ja että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Käsittelemme henkilötietoja siinä muodossa, josta rekisteröity tunnistetaan ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Käsittelemme henkilötietoja siten, että varmistamme niiden asianmukaisen turvallisuuden.

Suojaamme henkilötiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme rekisteröidyiltä eli opiskelijoiltamme, asiakkailtamme ja omalta henkilöstöltämme lakisääteisten tehtäviemme ja palvelujemme tuottamisen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja.

Lakisääteisten tehtäviemme tai palvelujemme käyttötarkoitukset määrittävät sen, minkälaista tietoa henkilöistä keräämme missäkin tilanteessa.

Voimme kerätä esimerkiksi,

  • koulutustehtävään sekä opiskeluhuoltotoimintaan liittyviä tietoja ja merkintöjä, jotka ovat välttämättömiä hyvän opetuksen tai opiskeluhuollon järjestämisen kannalta,
  • asiakkaittemme ja eri sidosryhmiemme yhteystietoja ja yhteistyön hoitamiseen liittyviä merkintöjä,
  • asiantuntijapalveluiden ja kehittämisen toimintaan ja tehtävien hoitamiseen liittyviä merkintöjä,
  • oman henkilöstömme henkilötietoja ja henkilöstöhallinnon lakisääteisiin tehtäviin liittyviä merkintöjä,
  • mahdollisia henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet, joissa yksityiskohtaisempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä. Löydät ne alempaa tältä samalta sivulta.

Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään.

Saamme tietoja myös sidosryhmiltämme ja viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä esim. opetushallituksen opintopolku-palvelusta.

Mihin tarkoituksiin tietoja keräämme?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme rekisteröityjemme eli opiskelijoiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneidemme sekä henkilöstömme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin.

Keräämiemme henkilötietojen perusteella:

  • voimme järjestää opiskelijoille laadukkaita koulutus- ja opiskeluhuoltopalveluja.
  • voimme toimia hyvänä ja luotettavana yhteistyökumppanina asiakas ja sidosryhmiemme kanssa.
  • voimme hoitaa asianmukaisesti oman henkilöstömme työntekoon liittyvät lakisääteiset tehtäviä
Kuka henkilötietoja käsittelee ja kenelle tietoja luovutetaan?

Rekisteröityjen henkilötietoja voivat käsitellä vain ne työntekijämme, joiden työtehtäviin kyseessä oleva henkilötietojen käsittely kuuluu.

Luovutamme saamiamme tietoja sivullisille vain asianomaisen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lainsäännökseen.

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä sekä palveluiden tuottamisessa. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tämä taataan organisaatioiden välille tehtyjen sopimusten avulla.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kun säilytys perustuu lain velvoitteeseen.

Esimerkiksi opiskelijoiden henkilötietoja säilytämme koko opiskeluajan ja arkistointi- sekä tilastointitarkoituksia varten myös opiskelun päättymisen jälkeen, Spesian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjänä Spesia ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Miten käytämme evästeitä?

Evästeet lyhyesti

Spesian nettisivut käyttävät evästeitä (cookies).
Eväste on pieni tekstitiedosto,
joka tallentuu sivulla käyneen tietokoneeseen tai puhelimeen.
Evästeiden avulla Spesia saa tietoa sivun käytöstä.
Se auttaa meitä parantamaan sivua.
Emme seuraa henkilöitä, vaan sivun käyttöä yleisesti.

Silloin kun sivumme sisältö on yhteydessä muihin sivuihin,
kuten Facebook, Instagram tai YouTube,
myös nämä voivat kerätä tietoja toiminnastasi. 
Näitä kutsutaan kolmannen osapuolen evästeiksi.

Jos haluat, voit estää tai rajoittaa evästeitä vasemman alanurkan evästeasetuksista.

Evästeistä tarkemmin

Käytämme evästeitä seurataksemme ja analysoidaksemme sivujemme käyttöä. Evästeiden kautta keräämme tietoa muun muassa siitä, kuinka moni käyttää palveluitamme, kauanko sivuillamme vietetään aikaa ja mitä sivuiltamme etsitään.

Sivustoillamme on myös kolmannen osapuolen evästeitä, mikä tarkoittaa sitä, että yhteistyökumppanimme voivat asettaa evästeitä koneellesi, kun käyt verkkosivuillamme. Ostamme näiltä palveluntarjoajilta mm. raportointi- ja analytiikkatyökaluja (esim. Google Analytics), joiden kautta saatua tietoa hyödynnämme myös omassa toiminnassamme.

Sivumme voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi YouTube-videoita). Upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa.

Palveluissamme on käytössä myös niin sanottuja yhteisöliitännäisiä kuten Facebook ja Instagram. Mikäli olet sallinut evästeiden käytön yhteisöliitännäisten palveluissa, on mahdollista, että nämä palveluntarjoajat keräävät vastaavalla tavalla tietoja asioinnistasi sivuillamme.

Voit itse vaikuttaa siihen, mitä evästeitä päätelaitteellesi saa asentaa.

Tullessasi sivustollemme, sinua pyydettiin sallimaan tai hylkäämään evästeet. Voit muuttaa tai tarkentaa valintaasi myös myöhemmin. Se tapahtuu sivun vasemmassa alanurkassa olevista evästeasetuksista (rataskuvake). Sitä klikkaamalla pääset muokaamaan evästeasetuksia.

Mitkä ovat rekisteröitynä sinun oikeutesi?

Tietosuoja on ihmisten yksityiselämän suojaamista. Siihen kuuluu jokaisen oikeus omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksiesi perusperiaatteena on henkilötietojen suojaaminen oikeudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta tietojen käytöltä.

Tietojen tarkastaminen ja oikaiseminen

Sinulla, meidän rekisteröitynämme, on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötietosi.

Sinulla on myös oikeus vaatia oikaistavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen sinua koskeva henkilötieto.

Tarkastuspyynnön tai korjauspyynnön teet toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastus- tai korjauspyynnön sinua lähinnä olevan toimipaikkamme opintotoimistoon. Näin voimme todentaa henkilöllisyytesi, sillä voimme antaa tiedot vain tarkastus- tai korjausvaatimusoikeutta käyttävälle henkilölle itselleen.

Mitä perustellumpi, yksilöidympi ja selkeämpi tarkastus- tai korjausvaatimus on, sitä paremmin pystymme sen käsittelemään. Korjaamme pyynnöstä virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon tai annamme kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee ne syyt, joiden vuoksi emme ole hyväksyneet korjausvaatimusta.

Pyynnöt voit tehdä oheisilla lomakkeilla:

Tarkastuspyyntö-lomake (pdf)
Oikaisuvaatimus-lomake (pdf)

Oikeus poistaa tiedot

Joissakin tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot rekistereistämme. Tämä voi toteutua esimerkiksi silloin, jos henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, johon ne on kerätty tai perut antamasi suostumuksen, joka on ollut edellytys henkilötietojesi käsittelylle.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi silloin, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme.

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus saada tietosi siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Tietojen käsittelyn vastustaminen

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Poissulkien tilanteet, kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä henkilötiedoilla suoritettavaa profilointia.

Valitusoikeus

Pyrimme selvittämään ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat suoraan kanssasi. Sinulla on kuitenkin oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos olet sitä mieltä, että henkilötietojasi on käsitelty voimassa olevan tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Puh. 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojaseloste kertoo miten tietoja käsitellään

Ammattiopisto Spesian tietosuojatyössä suunnitellaan, päätetään ja dokumentoidaan, miten rekisteröityjen eli opiskelijoiden, asiakkaiden, ja henkilöstön henkilötietoja käsitellään.

Samalla varmistetaan ja dokumentoidaan, että arjessa myös toimitaan päätösten ja ohjeiden mukaisesti.

Me haluamme kertoa avoimesti tekemästämme henkilötietojen käsittelystä, siksi olemme laatineet myös tietosuojaselosteet, joiden avulla kerromme selkeästi ja tiiviissä muodossa, miten kyseessä olevan henkilörekisterin henkilötietoja käsitellään.

Tietosuojaselosteesta saat käsityksen käsittelyn vaiheista ja pystyt seuraamaan, toimimmeko me lupauksiemme mukaisesti.

Tietosuojaselosteet: 

Ammatillinen koulutus: Hakijarekisteri

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen hakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Mäki-Gaetz, palvelujohtaja
p.0447650605,
tiina.maki-gaetz@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Hakijoiden henkilötietoja käsitellään ammatillisen koulutuksen opiskelijavalinnan järjestämiseksi.
Ammattiopisto Spesian oikeus käsitellä tutustujien, koulutuskokeilijoiden ja hakijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä, perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c), sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a).

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö: Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017), Oppivelvollisuuslaki (1214/2020).

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä ylläpidetään ammatilliseen koulutukseen tutustumaan, koulutuskokeiluun ja opiskelijaksi hakevien henkilötietoja sekä erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.

Tutustujan ja koulutuskokeilijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi henkilötunnus, osoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä muut tutustumisen ja koulutuskokeilun toteuttamiseen tarvittavat tiedot. Arvio ja suositus tutustumisjaksolta tai lausunto koulutuskokeilusta.

Hakijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi henkilötunnus, osoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, huoltajan nimi- ja yhteystiedot) sekä opiskelijavalintaan liittyvät tiedot (mm. pohjakoulutus).

Huoltajien tai muiden laillisten edustajien sekä yhteistyötahojen yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Säännönmukaiset tietolähteet

Tutustujan, koulutuskokeilijan, hakijan ja huoltajien antamat tiedot mukaan lukien vaativan erityisen tuen päätökseen tarvittavat liitteet.

Hakijan Opintopolussa tallentamat tiedot opintoihin hakeutumisvaiheessa (Opetushallituksen opiskelijavalintarekisteri).

Yhteistyötahojen antamat tiedot

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Koulutuskokeilujakson aika, osallistujan nimi, palaute jaksosta lähetään koulutuskokeilujakson rahoittajalle sekä kokeilijan suostumuksella lähettävälle taholle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoihin on rajattu pääsy käyttäjäkohtaisesti (käyttäjätunnuksella ja salasanalla) käyttäjäryhmän ja tehtäväkohtaisen rajauksen mukaan. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa kaapeissa.

Oppilaitoksen henkilökunnan salassapitovelvollisuuden perusteet:

  • laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
  • oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
  • laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992).

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen opiskelijavalinnan toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi- ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Henkilötietojen säilytysaikoihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme (Kts. yhteystiedot yllä).

Ammatillinen koulutus: opiskelijahallintorekisteri

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen opiskelijahallintorekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Mäki-Gaetz, palvelujohtaja
p.0447650605,
tiina.maki-gaetz@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään ammatillisen koulutuksen tai tutkinnon suorittamisen järjestämiseksi.
Ammattiopisto Spesian oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä, perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c), sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a).

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö:

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017), Oppivelvollisuuslaki (1214/2020), laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta (532/2017), valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017), laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017), oppilas- ja opiskeluhuoltolaki (1287/2013), laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Laki tutkintokoulutukseen valmentavasta koulutuksesta (1215/2020), Laki oppilas- ja opiskelijahuoltolain muuttamisesta (886/2017).

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä ylläpidetään ammatilliseen koulutuksessa opiskelevien henkilötietoja sekä opintojen suorittamiseen, erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.

Opiskelijan yksilöinti- ja yhteystiedot (oppijanumero, nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, asuinkunta, kotikunta).

Koulutuksen järjestämiseen liittyvät opiskelijatiedot, henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman sisältämät tiedot, opintojen suoritus- ja arviointitiedot sekä muut koulutuksen järjestämiseen liittyvät välttämättömät tiedot. Opiskelijan vaativan erityisen tuen järjestämiseen liittyvät tiedot sekä tiedot henkilökohtaisesta avustamisesta ja majoituksesta.

Tieto opiskelijan/laillisen edustajan suostumukseen perustuvista luvista mm. kuvauslupa. Opiskelijan kuva. Huoltajan tai muun laillisen edustajan sekä yhteystahojen yhteystiedot.

Työpaikkaohjaajien ja -arvioijien henkilö- ja yhteystiedot.

Henkilökunnan nimi, puhelin, sähköpostiosoite, työtehtävä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Edellisessä kohdassa mainittujen tietojen siirto sähköisesti ja paperiversioina toisesta oppilaitoksesta (HOKS-tietojen siirto edellyttää lupaa tiedonsiirrosta).

Henkilön itsensä, huoltajan/muun laillisen edustajan ja opettajan antamat tiedot ja hänen toimittamansa todistukset ja lausunnot.
Opiskelijan /laillisen edustajan suostumuksella pyydetyt koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot: sosiaali- ja terveyspalveluilta, työvoimaviranomaisilta, aiemmilta oppilaitoksilta.

Toimeksiantajan lähetetiedot (Kela).

Opetushallituksen ylläpitämästä opintopolku-järjestelmästä siirretyt tiedot opintoihin hakeutumisvaiheessa.
Työnantajien antamat tiedot.

Rekisterinpitäjä voi pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos opiskelijalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada opiskelijalta itseltään (Väestötietolaki 661/2009)

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tarvittavat koulutuksen tilastoinnin Tilastokeskukselle (tutkintoon johtamaton koulutus, oppilaitosverkoston ylläpitoon liittyvät tiedot).

Tarvittavat koulutuksen rahoitukseen liittyvät tiedot kuten, opiskelijan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet, majoitustiedot, avustajan tarve ja erityisopetuksen lisäluokitus Opetushallitukselle KOSKI-tietovarantoon:

  • Spesia on vastuussa siitä, että tietovarantoon siirretyt tiedot rekisteröityjen opiskelijoiden opiskeluoikeuksista ovat koko ajan oikein ja vastaa myös rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.
  • Opetushallitus vastaa muista kuin Spesian vastuulla olevista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista sekä KOSKI-palvelun teknisestä toiminnasta ja siitä, että Spesialla on mahdollisuus tallentaa tiedot KOSKI-palveluun oikein.
  • Molemmat vastaavat siitä, että tietoja käsitellään vastuullisesti ja tietosuojaperiaatteet huomioon ottaen.

Opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman tiedot Opetushallitukselle (eHOKS-tietopalvelu).

Opiskelijoiden läsnäoloon ja opintosuorituksiin liittyvät tiedot työvoimapalvelulle ja vakuutusyhtiölle.

Opiskelijoiden yksilöintitietojen päivittäminen opetusverkon käyttäjätunnushallintaan.

Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto opiskeluterveydenhuoltoon.

Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto ruokailujen laskutukseen

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Opiskelijatietoja käsittelevät nimetyt henkilöt. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa kaapeissa. Opiskelija-asiakirjat säilytetään koulutusprosessin päätyttyä Spesian yksiköiden lähiarkistoissa ja päätearkistossa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Oppilaitoksen tietoverkkoon kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijahallinnon tietokantaohjelmaan kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijatietoihin on rajattu pääsy käyttäjäkohtaisesti käyttäjäryhmän ja tehtäväkohtaisen rajauksen mukaan.

Oppilaitoksen henkilökunnan salassapitovelvollisuuden perusteet: – laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) – oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) – laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) – laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen koulutuksen ja opiskeluhuollon toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Henkilötietojen säilytysaikoihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme (Kts. yhteystiedot yllä).

Ammatillinen koulutus: opiskeluhuoltorekisteri

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen opiskeluhuoltorekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Mäki-Gaetz, palvelujohtaja
p.0447650605,
tiina.maki-gaetz@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 artikla 6.1 c)

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö:

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) -Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 21 § ja 22 § – Perusopetuslaki (628/1998, 682/1998, 477/1998, 31a/2003) Laki perusopetuslain muuttamisesta (642/2010), (1136/2003) – Laki lastensuojelusta (417/2007) – Lastensuojeluasetus (1010/1983) – Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (599/1994) – Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) – Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (22.9.2000/812) – Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) – Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) – Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (99/2001). – Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

Rekisterin tietosisältö

Opiskelijoiden yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäisiä opiskelijoita koskevat asiakirjat.

Opiskeluhuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi ja siihen kirjataan yksittäisen opiskelijan: 1) nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot; 2) asian aihe ja vireille panija; 3) opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet; 4) tiedot asian käsittelystä monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot; 5) toteutetut toimenpiteet; 6) kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijahallintojärjestelmästä otetaan opiskelijan perustiedot tietojen kirjaamista varten. Koulun opetus- ja opiskeluhuoltohenkilöstöltä saadaan sellaista tietoa, mikä on opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämätöntä. Yksilökohtaisen opiskeluhuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäseniltä. Alaikäisen huoltajalta tai muulta lailliselta edustajalta. Opiskelijan/laillisen edustajan suostumuksella, toiselta viranomaiselta esim. lastensuojelusta tai hoitavalta taholta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman asianomaisen henkilön yksilöityä suostumusta taikka tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä. Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä opiskelijaa taikka muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä säädetään (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 22 §). Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23 §).

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa. Opiskeluhuoltokertomukset säilytetään koulutusprosessin päätyttyä Spesian yksiköiden lähiarkistoissa ja päätearkistossa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, potilaslaki). Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Oppilaitoksen tietoverkkoon kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijahallinnonjärjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijatietoihin on rajattu pääsy käyttäjäkohtaisesti käyttäjäryhmän ja tehtäväkohtaisen rajauksen mukaan.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen koulutuksen ja opiskeluhuollon toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Henkilötietojen säilytysaikoihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme (Kts. yhteystiedot yllä).

Ammatillinen koulutus: RUORI Erityisen ja vaativan erityisen tuen arviointimenetelmän rekisteri

Rekisterin nimi

RUORI Erityisen ja vaativan erityisen tuen arviointimenetelmän rekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Elina Junnola, palvelupäällikkö
p. 044 765 1525, 
elina.junnola@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p. 0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen hakeutumisvaiheen ja opiskeluun liittyvän tuen tarpeen kartoitus itsearvioinnin ja asiantuntija-arvioinnin avulla. Itsearvioinnissa vastataan kysymyksiin työelämä- ja opiskeluvalmiuksista ja saadaan tietoa siitä, mitkä mahdolliset tuet ja ohjaus auttavat hakijaa tai opiskelijaa opiskelussa ja arjessa.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 artikla 6.1 c).

Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017(64-65§).

Rekisterin tietosisältö

Ammatilliseen koulutukseen tutustujien, koulutuskokeilijoiden, opiskelijaksi hakeutuvien ja opiskelijoiden opiskelu- ja toimintakykyyn liittyviä tietoja.

Itsearviointikyselyyn vastaajan nimi tai muu tunnistetieto ja kyselyn vastaukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Itsearviointikyselyyn vastaava henkilö antaa itse kyselyn vastaustiedot. Asiantuntijakyselyn perusteella tallennetut tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Itsearviointikyselyn vastaaja voi halutessaan itse luovuttaa kyselyn vastaustiedot ulkopuoliselle taholle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Raportit ja muu sähköinen aineisto on suojattu oppilaitoksen työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Kyselyn tiedot tallentuvat kysely- ja raportointijärjestelmän tietovarantoon ja niitä käsitellään luottamuksellisesti.

Tietojen säilytysaika Webropolin järjestelmässä on n. viikon ja organisaation omalla palvelimella opiskeluoikeuden ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Ammatillinen koulutus: Moodlerooms verkko-oppimisympäristö

Rekisterin nimi

Moodlerooms verkko-oppimisympäristö

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Jarkko Korhonen, opetusteknologian asiantuntija
p. 0405771003
jarkko.korhonen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklaan 6.1(c), jossa henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Ammattiopisto Spesia järjestää koulutuksia sille annetun lakisääteisen koulutustehtävän perusteella (laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) ja Moodlerooms-ympäristöä käytetään ammatillisen koulutuksen lain mukaisen opetuksen järjestämiseen. Rekisterin tarkoituksena on Moodleroomsin käyttäjähallinta.

Rekisterin tietosisältö

Nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, paikkakunta, kurssin nimi. Näiden lisäksi osallistujan itsensä jakamat tiedot. Järjestelmän käytöstä jää talteen lokitiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Primus-opiskelijarekisteri ja ilmoittautumisten / osallistujavalintojen yhteydessä saadut tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei luovuteta, paitsi poliisille rikostutkinnan yhteydessä.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelle

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Kurssien järjestäjät informoivat rekisteröityjä osallistujien tietojen säilyttämisestä.

Ammatillinen koulutus: Verkko-oppimisympäristörekisteri

Rekisterin nimi

Verkko-oppimisympäristörekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Jarkko Korhonen, opetusteknologian asiantuntija
p. 0405771003
jarkko.korhonen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden työpaikalla tapahtuvan oppimisen todentamisen, yksilöllisten oppimispolkujen luonnin ja oppimisen kehittymisen seurannan sekä analysoinnin toteuttaminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Rekisterin tietosisältö

Opiskelijat

  • Nimi, käyttäjätunnus, oppilaitoksen käyttämä opiskelijanumero, suomalainen oppijanumero, opiskelijaryhmätieto, sijaintitiedot, kuva, yhteystiedot (sähköpostiosoite)

Henkilöstö

  • Nimi, käyttäjätunnus, kuva, yhteystiedot (sähköpostiosoite)

Työpaikkaohjaajat

  • Nimi, käyttäjätunnus, kuva, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn eli käyttäjän itse antamat tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei luovuteta.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Opiskelijan tietoja säilytetään maksimissaan 6 kuukautta opintojen päättymisestä. Henkilöstön ja työpaikkaohjaajan tietoja säilytetään niin kauan kuin he tarvitsevat palvelua työtehtävissään.

Asiakkaat ja sidosryhmät: Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekistereitä ylläpidetään Visman multiPrimuksessa, johon sisältyvät myös lukujärjestysten suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren www-liittymä Wilma, sekä Koodiviidakon Postiviidakossa ja FormillaChatissä. Rekistereitä ylläpidetään myös Webropolissa, Accessissa, M-filesissa ja Moodlerooms-verkko-oppimisympäristössä ja Excelissä.

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Kristiina Luukkonen, työelämäkoordinaattori
p.044 765 1337, kristiina.luukkonen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.044 765 1511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin tietoja käytetään työelämäyhteistyöhön (esim. yhteistyöpyynnöt, tapahtumista tiedottaminen, palvelujen markkinointi) sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen (esim. asiakaspalautteen kysyminen).

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai perustuu rekisteröidyn suostumukseen. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) artikla 6.1a ja c)

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan, työelämä- tai oppilaitosyhteistyöhön osallistuvan henkilön yksilöintitiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, organisaatio ja toimipaikka, laskutustiedot). Asiakkaaseen tai työelämäyhteistyöhön osallistuvaan henkilöön kohdennetut yhteydenotot ja toimenpiteet, sekä yhteistyörooli sekä mahdollinen yhteistyöverkoston jäsenyys.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse antaa tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Käyttäjien tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle taholle.

Tietojen siirto EU:n tai eETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen aineisto on suojattu oppilaitoksen työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisissa kaapeissa.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen asiakastapahtuman, työelämä- tai oppilaitosyhteistyön toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelman otteesta. Tiedustelut tietosuojavastaavalta (kts. yhteystiedot yllä)

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttäminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Asiakkaat ja sidosryhmät: Asiantuntijapalveluiden asiakas- ja asiantuntijarekisteri

Rekisterin nimi

Asiantuntijapalveluiden asiakas- ja asiantuntijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Puh. 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Satu Vuorinen, projektisuunnittelija
p. 040 509 8055, satu.vuorinen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p. 044 765 1511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutuksen järjestäjän järjestämisluvan mukaiset erityisen tuen kehittämis-, ohjaus- ja tukitehtäviin liittyvien asiantuntijapalveluiden järjestäminen.

Rekisterin tietoja käytetään Ammattiopisto Spesian asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen, viestintään, koulutusten ja palveluiden markkinointiin ja myyntiin. Rekisterin tietoja käytetään myös koulutusjärjestelyissä kuten kutsukirjeiden ja todistusten lähettämisessä sekä tarjoilujen tilaamisessa. LianaMaileria käytetään uutiskirjeiden lähettämisessä.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai perustuu rekisteröidyn suostumukseen. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) artikla 6.1a ja c)

Rekisterin tietosisältö

Asiantuntijapalveluiden järjestämiin koulutuksiin ilmoittautuvan / hakevan henkilön

  • yksilöintitiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, työtehtävä, organisaatio, laskutustiedot)
  • mahdolliset hakukelpoisuuteen liittyvät tiedot (hakijan koulutus, työkokemus, muut hakemiseen / valintaan vaikuttavat tiedot)
  • erityisruokavaliot
  • mahdolliset ulkopuolisen rahoittajan (esim. Opetushallitus, ESR) vaatimat taustatiedot

Asiantuntijana toimivan henkilön

  • yksilöintitiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valokuva, työtehtävä, organisaatio, koulutus, työkokemus, asiantuntijakokemus, palkkion maksamiseen tarvittavat tiedot)

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse antaa tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Opetushallitukselle pyydetyt tiedot anonyymisti koottuna tilastona
  • Aluehallintovirastolle pyydetyt tiedot anonyymisti koottuna tilastona
  • Kouluttajalle tarvittavat tiedot (nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, työtehtävä)
  • Koulutuksen tarjoiluun liittyvät tiedot tarjoilun järjestäjälle
  • Väärinkäytösepäilyissä rahoittajalla on oikeus saada yksilöidyt osallistujatiedot

Tietojen siirto EU:n tai eETA:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisissa kaapeissa. Sähköinen aineisto on suojattu oppilaitoksen työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen kyseessä olevan asiakastapahtuman toteuttamiseksi tai ulkopuolisen rahoittajan määrittelyn tai yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi, tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelman otteesta. Tiedustelut tietosuojavastaavalta (kts. yhteystiedot yllä).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttäminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Suostumuksen perusteella rekisteröidyn yhteystiedot tallennetaan uutiskirjeen lähettämistä varten. Rekisteröity voi kuitenkin milloin tahansa peruuttaa uutiskirjeen tilauksensa.

Asiakkaat ja sidosryhmät: Hanketoiminnan asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Hanketoiminnan asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Puh. 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Tanner, kehittämiskoordinaattori
p. 040 637 3667, paivi.tanner@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hanketoiminnan asiakastietojen hallinta.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 artikla 6.1 c)

Rekisterin tietosisältö

Hankekumppaneiden ja rahoittajien tiedot

  • nimi, titteli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, organisaatio

Hankekumppaneiden talouden ja työajan seurantaan ja raportointiin liittyvät tiedot

  • nimi, tehtävänimike, henkilönumero, sähköpostiosoite, työsuhteen kesto, työaika, esimies, kotikustannuspaikka
  • työaikaseurantalomakkeet jäävät pääsääntöisesti hankekumppaneille itselleen, mutta niitä saatetaan joutua toimittamaan edelleen rahoittajalle
  • hankkeen talousseurantaan ja raportointiin liittyvät tiedot (esim. palkka- ja matkakulut, jotka on kirjattu hankkeelle)

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedostosiirtona henkilöstöhallinnon järjestelmästä hankkeiden työaikaseurantaan liittyvät tiedot kerran kuukaudessa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedostosiirtona taloushallinnon järjestelmään tarvittavat tiedot kerran kuukaudessa.

Rahoittajille luovutetaan tarvittavat tiedot rahoittajan ohjeiden mukaan salattuna.

Tietojen siirto EU:n tai eETA:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen aineisto on suojattu oppilaitoksen työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisissa kaapeissa.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rahoittajien ohjeiden mukaan tai enintään 10 vuotta projektin päättymisestä.

Asiakkaat ja sidosryhmät: Spesia Puodin verkkokaupan ja Spesia Puodin asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Spesia Puodin verkkokaupan ja Spesia Puodin asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Riina Henttu, verkkokauppavastaava
p.0503032946
riina.henttu@spesia.fi

Heli Kilpeläinen, ohjaaja
p.0447650627
heli.kilpeläinen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Tilausten käsittelyyn, toimitukseen, arkistointiin ja kirjanpitoon. Asiakkuuden ylläpitoon ja yhteydenpitoon tavarantoimittajiin. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 c).

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, Y-tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja yrityksiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Spesia Puodin verkkokaupassa ei ole manuaalista aineistoa. Spesia Puodin manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tietokoneella olevat tiedot ovat salasanan takana ja kone lukittuna, kun sitä ei käytetä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Spesia Puodin verkkokaupan henkilötiedot poistetaan, kun asiakassuhde päättyy. Spesia Puodin tavarantoimittajien henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen hoitamiseksi koko asiakassuhteen ajan ja tiedot poistetaan siinä vaiheessa, kun asiakassuhde ja siihen liittyvät säilyttämisperusteet eivät ole enää voimassa.

Asiakkaat ja sidosryhmät: Webropol kysely- ja tiedonkeruusovellus

Rekisterin nimi

Webropol kysely- ja tiedonkeruusovelluksen rekisteri

Rekisterin pitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy (2811092-2)
Mannilantie 27, 04400 Järvenpää
Vaihde: 010 608 4000

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Hirvonen, opettaja
puh. 0447650520, jari.hirvonen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oppilaitoksentoiminnan arviointiin ja opetuksen järjestämiseen liittyvien kyselyjen toteuttaminen.

Lisäksi järjestelmää käytetään hakijoiden ja sisällä olevien opiskelijoiden tietoturvalliseen hakemusliitteiden sekä muiden asiakirjojen lähettämiseen. Nämä asiakirjat siirtyvät automaattisesti Spesian omaan tietojärjestelmään ja poistuvat enintään kolmen (3) vuorokauden sisällä Webropol-järjestelmästä. Spesian opintohallinto seuraa asiakirjojen lähettämistä ja poistaa ne (arkisin) manuaalisesti Webropol-järjestelmästä, jos automaattipoisto ei jostain syystä ole toiminut. Hakijoiden tietojen rekisterinpitäjänä toimii opintohallinto. Webropol on tekninen apuväline dokumenttien siirron osalta. Webropolin rekisterin käsittelijänä toimii opintohallinto (kts. erillinen tietosuojaseloste opiskelijahallintorekisteristä).

Hakijoiden ja opiskelijoiden toimintakykyä kartoitetaan Ruori -mittarilla, jossa henkilötietoina kysytään vastaajan nimi ja puhelinnumero, sekä paikkakunta. Webropol on tekninen apuväline tietojen keräämiseen. Webropolin Ruori kyselyn rekisterin käsittelijänä toimii opiskelijahuolto (kts. erillinen tietosuojaseloste opiskeluhuoltorekisteristä).

Spesian oikeus opiskelijan henkilötietojen käsittelyyn perustuu Eu:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 6.1 c kohtaan. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Muiden kuin opiskelijoiden henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 6.1a kohtaan. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Koulutuksen järjestäjän tulee arvioida antamaansa koulutusta (L630/1998 24 §). Koulutuksen arvioinnin yhtenä tehtävänä on koulutuksen kehittäminen ja oppimisen edellytysten parantaminen. Keskeisenä menetelmänä on palautteiden kerääminen opiskelijoilta, sidosryhmiltä ja henkilöstöltä.

Lähtökohtaisesti toiminnan arviointiin ja kehittämiseen tarkoitetuissa kyselyissä ei käsitellä henkilötietoja, koska annettuja vastauksia ei voida yhdistää vastaajaan. Jos kyselyssä kysytään vastaajan nimi, siitä ilmoitetaan vastaajalle erikseen. Kyselyihin vastaaminen ja palautteiden antaminen on vapaaehtoista.

Järjestelmää käytetään myös tilaisuuksiin ilmoittautumiseen. Joissakin tapauksissa ilmoittautuneiden määriä on säilytettävä mm. tilastotarkoituksiin (hankkeet) (kts. Asiantuntijapalvelujen asiakas- ja asiantuntijarekisterin tietosuojaseloste sekä Hanketoiminnan tietosuojaseloste).

Rekisterin tietosisältö

  • Kyselypohjat (arvioinnit ja kyselyt)
  • Ilmoittautumispohjat (nimi, yhteystiedot ja mahdolliset erityisruokavaliot)
  • Hakijoiden hakemuksen liitteet, kuten koulu- ja työtodistukset, lääkärintodistukset, asintuntijoiden lausunnot, Ruori-kyselyt, tiedonsiirtolomakeet.
  • Opiskelijoiden asiakirjat esim. Ruori-kyselyt

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Kyselyyn vastaavan henkilön itsensä antamat tiedot.
  • Tilaisuuteen ilmoittautujan antamat tiedot.
  • Asiakirjoja lähettävät opiskelijat ja hakijat.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

KKäyttäjien tietoja ei pääasiallisesti luovuteta ulkopuoliselle taholle.

Henkilötietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty esim. tapahtuman ilmoittautuminen. Rekisteröidyltä pyydetään suostumus mikäli henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin tai muihin tarkoituksiin. Hankkeen rahoittajat voivat tarvittaessa pyytää edellyttämänsä osallistujatiedot nähtäväksi hankkeen arkistointivelvoitteen aikana.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kyselyjen vastaukset tallentuvat sähköisesti kyselyohjelman tietokantaan. Tuloksia voivat tarkastella työntekijät, joiden työntehtäviin se kuuluu, kyselyn laatija tai hänen valtuuttamansa henkilöt. Kyselypohja säilytetään ohjelmassa pitkäaikaisesti, mutta annetut vastaukset poistetaan pysyvästi, kun luettavassa muodossa oleva raportti on valmis, kuitenkin viimeistään 18 kk vastaamisesta. Raportoinnissa vastaajaryhmän koko tulee olla vähintään viisi vastaajaa. Tulosten käsittelijä on salassapitovelvollinen.

Rekisterin suojauksessa noudatetaan tietosuojavaltuutetun kulloinkin voimassa olevaa ohjeistusta. Rekisterillä on nimetyt pääkäyttäjät. Pääkäyttäjien pääsynhallinta henkilörekisteriin on toteutettu vahvan tunnistamisen menetelmiä hyödyntäen.

Tarkastusoikeus

Pääsääntöisesti jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallentuvat tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään käyttäen tarkastuspyyntölomaketta, joka toimitetaan henkilökohtaisesti opintotoimistoomme, jotta tietojen kysyjän henkilöllisyys voidaan todeta.
Lomake löytyy Spesian nettisivuilta Tietosuoja-sivulta (eli tältä samalta sivulta) kohdasta ”Miten voin vaikuttaa henkilötietojeni käsittelyyn?”

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen. Henkilötiedot arkistoidaan arkistointisuunnitelman mukaisesti ja ne poistetaan, kun arkistointiaika on päättynyt. Lisätietoja säilytysajoista tietosuojavastaavalta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttäminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto merkitään rekistereihin.

Henkilöstöhallinto ja rekrytointi: Työnhakijarekisteri

Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Puh. 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Starast
p. 040 771 0080, paivi.starast@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Työnhakijarekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön rekrytoiminen Ammattiopisto Spesiaan. Hakuasiakirjoja säilytetään sähköisesti, kunnes työnhakijan kanneaika umpeutuu.

Rekisterin pitoon liittyvä lainsäädäntö ja ohjeistus: Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 c).

Rekisterin tietosisältö

Työntekijän etu- ja sukunimi, henkilötunnus, yhteystiedot, CV-tiedot ja hakemukset. Järjestelmään kirjataan myös rekrytointiprosessin edetessä eri hakuvaiheisiin liittyviä esihenkilön merkintöjä, mm. mahdollisessa haastattelussa hakijan antamia vastauksia ja haastattelijan muita kirjauksia.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kertyy pääsääntöisesti hakijalta eli rekisteröidyltä itseltään sekä rekrytoivan henkilön kirjauksista. Hakijan suostumuksella rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia myös muista tietolähteistä (esim. suosittelijoilta).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Työnhakijoiden tietoja käsittelevät nimetyt, rekrytointiin liittyvät henkilöt (HR-henkilöstö ja rekrytointiin liittyvät esihenkilöt). Mahdolliset manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa kaapeissa henkilöstöhallinnossa.

Sähköisiä asiakirjoja käsittelevät vain ne, joiden tehtävät sitä edellyttävät (pääsääntöisesti HR-henkilöstö ja rekrytointiin liittyvät esimiehet). Tiedostot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Hakijoiden tiedot ja asiakirjat (hakemus ja CV) tallentuvat Sympa HR -järjestelmään.

Sympa HR -järjestelmän toimittaa Sympa Oy. M-Files-tiedonhallintajärjestelmän toimittaa M-Files Oy.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen Ammattiopisto Spesian velvollisuuksia sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Tiedustelut tietosuojavastaavalta (Kts. yhteystiedot yllä).

Kiinteistöt: Kameravalvonnan henkilörekisteri

Rekisterin nimi

Kameravalvonnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Olli Kosonen, isännöitsijä
p. 0406351955,
olli.kosonen@spesia.fi

Pekka Pirnes, isännöitsijä
p. 0407014436
pekka.pirnes@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Kameravalvonnan tarkoituksena on yleisen turvallisuuden varmistaminen. Ehkäistä ja selvittää eri tiloissa oleskelevien henkilöiden tekemiä rikoksia ja varmistaa henkilökunnan, asiakkaiden ja vieraiden turvallisuutta (759/2004 16 § Laki yksityisyyden suojasta työelämässä.) Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä kylteillä ja/ tai tarroilla.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 e)

Rekisterin tietosisältö

Valvontakameran kuvatallenne, tallennusaika ja –paikka. Tallenteiden säilytysaika: 2–4 viikkoa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tallentavien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännön mukaisia luovutuksia. Tietoja voidaan luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yrityksen/ yhteisön sisäisissä ohjeissa on määritelty henkilöt, joilla on oikeus käsitellä rekisteriä. Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja/tai salasanalla suojattuna tietokoneen / palvelimen kovalevyllä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen kameravalvonnan tarpeen toteuttamiseksi, enintään yhden (1) vuoden ajan. Erityisen syyn vuoksi tietoja voidaan säilyttää pidempäänkin. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella.

 

Kiinteistöt: Kulunvalvontajärjestelmärekisteri

Rekisterin nimi

Kulunvalvontajärjestelmärekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Olli Kosonen, isännöitsijä
p. 0406351955,
olli.kosonen@spesia.fi

Pekka Pirnes, isännöitsijä
p. 0407014436
pekka.pirnes@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Ehkäistä ja selvittää tiloissa oleskelevien henkilöiden tekemiä rikoksia ja varmistaa henkilökunnan, asiakkaiden ja vieraiden turvallisuutta (759/2004 16 § Laki yksityisyyden suojasta työelämässä.)

Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 e).

Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: nimi, henkilönumero, kulkuoikeusryhmä, sekä leimaustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Kulunvalvonta-lukijoiden välittämä avausaineisto valvotuista ovista

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännön mukaisia luovutuksia. Tietoja voidaan luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yrityksen/ yhteisön sisäisissä ohjeissa on määritelty henkilöt, joilla on oikeus käsitellä rekisteriä. Kulunvalvontajärjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Pääkäyttäjäoikeudet omaava henkilö voi hallita ja ylläpitää järjestelmän henkilötietoja ja niihin liittyviä leimaustietoja.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen työnantajan velvollisuuksia sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Tiedustelut tietosuojavastaavalta (Kts. yhteystiedot yllä)

 

Kiinteistöt: iLOQ-lukitusjärjestelmä

Rekisterin nimi

iLOQ-lukitusjärjestelmä

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Olli Kosonen, isännöitsijä
p. 0406351955, olli.kosonen@spesia.fi

Pekka Pirnes, isännöitsijä
p. 0407014436, pekka.pirnes@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

iLOQ-ohjelmalla hallinnoidaan elektromekaanisia Ammattiopisto Spesian asuntoloiden asuinhuoneiden ja yleisten tilojen avaimia ja lukkoja. Henkilöstön (esim. asuntolaohjaat) avaimet on merkitty järjestelmään nimillä, opiskelijahuoneiden avaimet (vain huoneen numerolla tai nimillä?). Ohjelman avulla voi myös tarkistaa henkilöiden ja/tai huonekohtaisten avainten kulkuoikeudet ja ketkä pääsevät johonkin tiettyyn tilaan, jos esim. avainten katoamisen yhteydessä halutaan selvittää katoamisen aiheuttama turvallisuusriski.

Spesian opiskelijoiden nimet löytyvät paperisista asuntolasopimuksista, joihin on merkitty tieto avaimesta. Paperilla olevaan avainten luovutuslistaan ja iLOQ-järjestelmään on merkitty ainoastaan vara-avaimet ja henkilökunnan avaimet.

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen toiminnan rekisteri.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon. Jokainen henkilökuntaan kuuluva avaimenhaltija allekirjoittaa avainten luovutuslomakkeen avainten saannin yhteydessä. Opiskelijat allekirjoittavat asuntolasopimuksen, jonka perusteella avain luovutetaan heille. Avainten luovutuslomakkeessa ja asuntolasopimuksessa on ohjeet avaimen käytölle.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri on käytössä Kaikissa Spesian kiinteistöissä, joissa on käytössä iLOQ-lukitus.

Rekisterissä on:

  • henkilökuntaan kuuluvien avainten haltijoiden nimet
  • lukkojen ja avainten tiedot
  • avaintilaukset
  • kulkuoikeudet

Järjestelmä tallentaa tiedot. Tiedot ovat tarvittaessa luettavissa lukostolta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttöoikeudet ja avaintiedot syötetään järjestelmään pääkäyttäjätunnuksilla (asuntolanhoitajien yhteinen).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalisen eli paperiaineiston suojaaminen Manuaalinen aineisto eli esim. avainten luovutuslomakkeet säilytetään lukollisessa huoneessa ja lukollisessa kaapissa.

Sähköiseen muotoon talletettujen tietojen suojaaminen Järjestelmän palvelimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmään on pääsy vain suojatulla verkkoyhteydellä. Tiedot on suojattu Spesian työntekijöiden tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä salasanoin. Käyttöoikeudet päättyvät henkilön siirtyessä pois kyseisistä tehtävistä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietojen säilytysaika on asuntolassa oloaika/palveluksessa oloaika + 1 vuosi tai jos avainohjelmoidaan uudelle henkilölle. Tiedot poistetaan manuaalisesti.

Kirjaston asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Kirjaston asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Miikka Mäkelä, kirjastosihteeri
p. 0447651306
miikka.mäkelä@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisteriin kirjataan kaikkien niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka lainaavat kirjastosta aineistoa. Tietoja käytetään kirjastojärjestelmästä tuotettujen ilmoitusten lähettämiseen (mm. aineiston palautuspyynnöt ja saapumisilmoitukset). Asiakastietoja käytetään kirjaston käyttötilastojen laatimiseen siten, ettei yksittäistä lainaajaa pysty tunnistamaan.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 c)

Rekisterin tietosisältö

Nimi, sähköpostiosoite, tilastointiryhmä, puhelinnumero. Spesian opiskelijoista Primus-tunnus ja henkilökunnasta Spesia henkilönumero. Tiedot lainoista ja varauksista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijarekisteri ja henkilökuntarekisteri

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kirjasto ei luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään Aurora järjestelmässä, jonka ylläpitäjä on Axiell Oy.

Rekisteriin pääsee vain käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla ja rekisterin käyttöoikeus on vain kirjastoalan ammattipätevyyden (Kirjastoasetus 1157/2009 § 4) omaavalla kirjastohenkilökunnalla.

Asiakkaan kaikki tiedot poistetaan rekisteristä, kun hän ilmoittaa päättävänsä opiskelunsa tai työsuhteensa Ammattiopisto Spesiassa.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen kirjastotoiminnan kannalta. Asiakkaan kaikki tiedot poistetaan, kun asiakas ei ole käyttänyt kirjaston palveluita 1 vuoteen.

 

Ceepos-kassajärjestelmän tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Ceepos-kassajärjestelmän tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
spesia@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Satu Tanskanen, pääkirjanpitäjä 
p. 044 765 0538, satu.tanskanen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava 
p. 044 765 1511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus perustuu ammatillisessa peruskoulutuksessa olevien oikeuteen maksuttomasta ateriasta.

Ceepos-järjestelmällä suoritetaan opiskelijoiden, henkilökunnan sekä ulkopuolisten asiakkaiden ruokailun valvonta, asiakastietojen ylläpito ja tilastointi.

Kassaosuudessa vastaanotetaan maksusuorituksia eri maksutavoilla. Samaan tietokantaan tallennetaan myös maksuttomaan ruokailuun oikeutettujen tiedot

Järjestelmän käyttäjiltä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Järjestelmä luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja järjestelmän käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.

Rekisteriä ei käytetä rekisteröityjen automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

Ammattiopiston oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c), sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a).

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö: Kirjanpitolaki (1337/1998) ja Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017).

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin merkitään asiakkaan nimi, Wintime-koodi, opiskelijatunnus sekä oppilaitos- ja yksikkötunnus.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot siirretään siirtotiedostona Primus-opintohallintojärjestelmästä, Wintime-ohjelmistosta tai asiakkaalta itseltään. Maksutapahtumia liittymien kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet verkkomaksuliittymään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, kirjanpito, laskutus.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteri ei sisällä salassa pidettävää aineistoa.
Sähköiseen muotoon talletettujen tietojen suojaaminen
Ohjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin.

Ylläpitojärjestelmään on pääsy pääkäyttäjillä Ammattiopiston AD-tunnuksilla. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin.

Kassa käyttäjäryhmään kuuluvat pääsevät näkemään järjestelmän tietoja henkilökohtaisella tunnuksella. Ryhmään kuuluu mm. opiskelijaravintoloiden ja Puoti-myymälöiden henkilöstöä.

Kassapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain järjestelmäntoimittajille. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Asiakastiedot päivittyvät jatkuvasti. Tiedot poistetaan Spesian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Raportit säilyvät järjestelmässä niin kauan, kun järjestelmä on käytössä. Raporteissa ei ole henkilötietoja.

Ceepos-verkkomaksuliittymän tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Ceepos-verkkomaksuliittymän tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy 
PL 46, 04401 Järvenpää 
Vaihde 0106084000 
spesia@spesia.fi 

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Tiina Karjalainen
Osoite: Opintie 2, 76100 Pieksämäki
Puhelinnumero: 044 711 4400
Sähköpostiosoite: tiina.karjalainen@spesia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään mm. maksujen oikean kohdistamiseen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamiseen sekä raportointiin.

Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.

Rekisterin tietosisältö

Mahdollisia rekistereihin tallennettavia henkilötietoja ovat:

  • Yleinen asiakasrekisteri: asiakasnumero, etunimi, sukunimi sekä sähköpostiosoite.
  • Tilausrekisteri: maksunumero, tilatut tuotteet ja niiden lisätiedot.

Henkilötietoja säilytetään rekistereissä, kunnes niiden poistot tehdään manuaalisesti. Tilaustiedot säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti tai ajastetusti. Sähköiset kuittihistoriat säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti, mutta kuitenkin vähintään kuusi vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Maksutapahtumia liittymien kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet verkkomaksuliittymään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, kirjanpito, laskutus. Maksupalveluntarjoajasta riippuen tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ohjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin. Tietokannassa olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tiedon käsittely on rajattu vain verkkokauppajärjestelmän käytettäväksi. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin. Kaikki tietoliikenne järjestelmäntoimittajan järjestelmien sekä verkkokaupan ja maksupalveluntarjoajan välillä tapahtuu SSL-suojattuna.

Verkkokauppapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn hyväksyminen

Henkilötietojen tullessa ulkopuolisesta järjestelmästä henkilötietojen käsittelemisen hyväksyminen hoidetaan verkkokauppajärjestelmän ulkopuolella.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä Ammattiopisto Spesian verkkosivuilta löytyvän ohjeistuksen mukaisesti.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä Ammattiopisto Spesian verkkosivuilta löytyvän ohjeistuksen mukaisesti.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Taloushallinnon asiakastietorekisteri

Rekisterin nimi

Taloushallinnon asiakastietorekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Merja Lyyra, talousjohtaja 
p. 040 7133 923, merja.lyyra@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava 
p.0447651511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen. Myyntilaskutuksessa henkilön/yrityksen/yhteisön ja / tai yhteyshenkilön, huoltajan tai edunvalvojan alla rekisterin tietosisällössä kuvattuja tietoja tarvitaan, jotta asiakas voidaan perustaa rekisterinpitäjän (Ammattiopisto Spesia) asiakasrekisteriin. Tietoja tarvitaan laskun ja mahdollisten perintäkirjeiden lähettämiseen. Ostolaskuja käsiteltäessä henkilön / yrityksen / yhteisön ja / tai yhteyshenkilön, huoltajan tai edunvalvojan alla rekisterin tietosisällössä kuvattuja tietoja tarvitaan, jotta toimittaja voidaan perustaa rekisterinpitäjän toimittajarekisteriin. Tietoja tarvitaan rekisterinpitäjälle saapuneen laskun maksamista varten. Lisäksi tietoja voidaan tarvita muutoksista tiedottamiseen, mikäli rekisterinpitäjän tiedoissa (kuten esim. laskutusosoite / verkkolaskuosoite) tapahtuu muutoksia. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 c).

Rekisterin tietosisältö

Ostolaskut: Rekisteröidyn henkilön/yrityksen/yhteisön nimi ja/tai yhteyshenkilön, huoltajan tai edunvalvojan nimi, Y-tunnus, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä pankkiyhteystiedot. Myyntilaskut: Rekisteröidyn henkilön / yrityksen/yhteisön nimi ja/tai yhteyshenkilön, huoltajan tai edunvalvojan nimi, y-tunnus, postiosoite, laskutusosoite / verkkolaskuosoite, toimitusosoite

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään, PRH:n yritystietojärjestelmästä, Ammattiopisto Spesian opiskelijahallintojärjestelmästä ja henkilöstöhallinnon henkilörekisteristä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojärjestelmä ja sen varmuuskopio sijaitsevat Ammattiopisto Spesian palvelimella (, jossa on asianmukaisesti valvotut ja suojatut laitteet. Asiakastiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen ja luovuttaminen). Asiakastietoja ei saa muuttaa reskontraa hoitava henkilö.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen kyseessä olevan asiakastapahtuman toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Chat-keskusteluita säilytetään 6 kuukautta. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelman otteesta. Tiedustelut tietosuojavastaavalta (kts. yhteystiedot yllä).

KOSKI-tietovarannossa Ammattiopisto Spesia Oy ja Opetushallitus ovat yhteisrekisterinpitäjiä

Yleiset periaatteet

KOSKI-tietovaranto on lakisääteinen rekisteri, jota säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä (884/2017 2. luku). Opetushallitus ja Ammattiopisto Spesia Oy koulutuksen järjestäjänä ovat tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä.

Vastuut

Spesia on yhteisrekisterinpitäjänä vastuussa siitä, että tietovarantoon siirretyt tiedot rekisteröityjen opiskelijoiden opiskeluoikeuksista ovat koko ajan oikein. Spesia myös vastaa rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.

Opetushallitus vastaa yhteisrekisterinpitäjänä muista kuin Spesian vastuulla olevista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista sekä KOSKI-palvelun teknisestä toiminnasta ja siitä, että koulutuksenjärjestäjillä on mahdollisuus tallentaa tiedot KOSKI-palveluun oikein.

Molemmat vastaavat siitä, että tietoja käsitellään vastuullisesti ja tietosuojaperiaatteet huomioon ottaen.

KOSKI-palvelun tietosuojaselosteesta ja Spesian tietosuojasivustolta saat opiskelijanamme käsityksen siitä, miten sinun henkilötietojasi käsitellään opinto-oikeutesi aikana.

Opintopolku : KOSKI-palvelun tietosuojaseloste

 

Spesian tietosuojavastaava

Jarkko Seiluri

koulutuspäällikkö
Järvenpää
044 765 1511
Jarkko.Seiluri@spesia.fi
Tietosuojavastaava