Tietosuoja

Mitä on tietosuoja, mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten tietoja käsitellään.

Tietosuoja Spesiassa

Me Ammattiopisto Spesiassa työskentelevät suhtaudumme vakavasti henkilön yksityisyyden suojaan kaikessa toiminnassamme. Tämän vuoksi pidämme henkilötietojen huolellista ja turvallista käsittelyä ensiarvoisen tärkeänä.

Noudatamme henkilötietoja käsitellessä lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta. Toimimme niin, ettei rekisteröityjemme eli opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Mitä tietosuoja tarkoittaa?

Tietosuojalla tarkoitetaan ihmisen oikeutta omiin henkilötietoihinsa. Se on yksityisyyden ja luottamuksen turvaamista eli esimerkiksi henkilötietojen oikeaoppista käsittelyä ja niiden suojaamista luvattomalta käytöltä ja muulta käsittelyltä.

Me spesialaiset ajattelemme, että tietosuoja on yhtäältä henkilön oikeutta omiin tietoihinsa, ja toisaalta kaikkien muiden tahojen velvollisuutta toimia siten, että tämä oikeus myös toteutuu.

Tietosuojassa on siis rekisterinpitäjän, eli Spesian näkökulmasta kyse velvollisuudesta huolehtia siitä, että meille luovutettuja henkilötietoja käsitellään ainoastaan lain mukaisesti!

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedot ovat kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön eli rekisteröityyn liittyviä tietoja.

Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn periaatteet Spesiassa?

Noudatamme henkilötietoja käsitellessämme lakia, hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa sekä varovaisuutta.

Toimimme niin, ettei opiskelijoiden, asiakkaidemme ja oman henkilöstömme yksityiselämän suojaa tai muita perusoikeuksia loukata.

Käsittelemme meille luovutettuja henkilötietoja aina asianmukaisesti ja läpinäkyvästi.

Keräämme henkilötietoja tapauskohtaisesti tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, emmekä käsittele niitä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Huolehdimme siitä, että keräämme rajoitetusti vain niitä henkilötietoja, jotka ovat asianmukaisia ja olennaisia suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.

Toteutamme kaikki mahdolliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että henkilötiedot pidetään täsmällisinä ja että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Käsittelemme henkilötietoja siinä muodossa, josta rekisteröity tunnistetaan ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Käsittelemme henkilötietoja siten, että varmistamme niiden asianmukaisen turvallisuuden.

Suojaamme henkilötiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme rekisteröidyiltä eli opiskelijoiltamme, asiakkailtamme ja omalta henkilöstöltämme lakisääteisten tehtäviemme ja palvelujemme tuottamisen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja.

Lakisääteisten tehtäviemme tai palvelujemme käyttötarkoitukset määrittävät sen, minkälaista tietoa henkilöistä keräämme missäkin tilanteessa.

Voimme kerätä esimerkiksi,

  • koulutustehtävään sekä opiskeluhuoltotoimintaan liittyviä tietoja ja merkintöjä, jotka ovat välttämättömiä hyvän opetuksen tai opiskeluhuollon järjestämisen kannalta,
  • asiakkaittemme ja eri sidosryhmiemme yhteystietoja ja yhteistyön hoitamiseen liittyviä merkintöjä,
  • asiantuntijapalveluiden ja kehittämisen toimintaan ja tehtävien hoitamiseen liittyviä merkintöjä,
  • oman henkilöstömme henkilötietoja ja henkilöstöhallinnon lakisääteisiin tehtäviin liittyviä merkintöjä,
  • mahdollisia henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet, joissa yksityiskohtaisempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä. Löydät ne alempaa tältä samalta sivulta.

Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään.

Saamme tietoja myös sidosryhmiltämme ja viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä esim. opetushallituksen opintopolku-palvelusta.

Mihin tarkoituksiin tietoja keräämme?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme rekisteröityjemme eli opiskelijoiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneidemme sekä henkilöstömme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin.

Keräämiemme henkilötietojen perusteella:

  • voimme järjestää opiskelijoille laadukkaita koulutus- ja opiskeluhuoltopalveluja.
  • voimme toimia hyvänä ja luotettavana yhteistyökumppanina asiakas ja sidosryhmiemme kanssa.
  • voimme hoitaa asianmukaisesti oman henkilöstömme työntekoon liittyvät lakisääteiset tehtäviä
Kuka henkilötietoja käsittelee ja kenelle tietoja luovutetaan?

Rekisteröityjen henkilötietoja voivat käsitellä vain ne työntekijämme, joiden työtehtäviin kyseessä oleva henkilötietojen käsittely kuuluu.

Luovutamme saamiamme tietoja sivullisille vain asianomaisen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lainsäännökseen.

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä sekä palveluiden tuottamisessa. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tämä taataan organisaatioiden välille tehtyjen sopimusten avulla.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kun säilytys perustuu lain velvoitteeseen.

Esimerkiksi opiskelijoiden henkilötietoja säilytämme koko opiskeluajan ja arkistointi sekä tilastointi tarkoituksia varten myös opiskelun päättymisen jälkeen, Spesian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjänä Spesia ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Miten käytämme evästeitä?

Evästeet lyhyesti

Spesian nettisivut käyttävät evästeitä (cookies).
Eväste on pieni tekstitiedosto,
joka tallentuu sivulla käyneen tietokoneeseen tai puhelimeen.
Evästeiden avulla Spesia saa tietoa sivun käytöstä.
Se auttaa meitä parantamaan sivua.
Emme seuraa henkilöitä, vaan sivun käyttöä yleisesti.

Silloin kun sivumme sisältö on yhteydessä muihin sivuihin,
kuten Facebook, Instagram tai YouTube,
myös nämä voivat kerätä tietoja toiminnastasi. 
Näitä kutsutaan kolmannen osapuolen evästeiksi.

Jos haluat, voit estää tai rajoittaa evästeitä vasemman alanurkan evästeasetuksista.

Evästeistä tarkemmin

Käytämme evästeitä seurataksemme ja analysoidaksemme sivujemme käyttöä. Evästeiden kautta keräämme tietoa muun muassa siitä, kuinka moni käyttää palveluitamme, kauanko sivuillamme vietetään aikaa ja mitä sivuiltamme etsitään.

Sivustoillamme on myös kolmannen osapuolen evästeitä, mikä tarkoittaa sitä, että yhteistyökumppanimme voivat asettaa evästeitä koneellesi, kun käyt verkkosivuillamme. Ostamme näiltä palveluntarjoajilta mm. raportointi- ja analytiikkatyökaluja (esim. Google Analytics), joiden kautta saatua tietoa hyödynnämme myös omassa toiminnassamme.

Sivumme voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi YouTube-videoita). Upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa.

Palveluissamme on käytössä myös niin sanottuja yhteisöliitännäisiä kuten Facebook ja Instagram. Mikäli olet sallinut evästeiden käytön yhteisöliitännäisten palveluissa, on mahdollista, että nämä palveluntarjoajat keräävät vastaavalla tavalla tietoja asioinnistasi sivuillamme.

Voit itse vaikuttaa siihen, mitä evästeitä päätelaitteellesi saa asentaa.

Tullessasi sivustollemme, sinua pyydettiin sallimaan tai hylkäämään evästeet. Voit muuttaa tai tarkentaa valintaasi myös myöhemmin. Se tapahtuu sivun vasemmassa alanurkassa olevista evästeasetuksista (rataskuvake). Sitä klikkaamalla pääset muokaamaan evästeasetuksia.

Mitkä ovat rekisteröitynä sinun oikeutesi?

Tietosuoja on ihmisten yksityiselämän suojaamista. Siihen kuuluu jokaisen oikeus omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksiesi perusperiaatteena on henkilötietojen suojaaminen oikeudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta tietojen käytöltä.

Tietojen tarkastaminen ja oikaiseminen

Sinulla, meidän rekisteröitynämme, on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötietosi.

Sinulla on myös oikeus vaatia oikaistavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen sinua koskeva henkilötieto.

Tarkastuspyynnön tai korjauspyynnön teet toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastus- tai korjauspyynnön sinua lähinnä olevan toimipaikkamme opintotoimistoon. Näin voimme todentaa henkilöllisyytesi, sillä voimme antaa tiedot vain tarkastus- tai korjausvaatimusoikeutta käyttävälle henkilölle itselleen.

Mitä perustellumpi, yksilöidympi ja selkeämpi tarkastus- tai korjausvaatimus on, sitä paremmin pystymme sen käsittelemään. Korjaamme pyynnöstä virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon tai annamme kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee ne syyt, joiden vuoksi emme ole hyväksyneet korjausvaatimusta.

Pyynnöt voit tehdä oheisilla lomakkeilla:

Tarkastuspyyntö-lomake (pdf)
Oikaisuvaatimus-lomake (pdf)

Oikeus poistaa tiedot

Joissakin tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot rekistereistämme. Tämä voi toteutua esimerkiksi silloin, jos henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, johon ne on kerätty tai perut antamasi suostumuksen, joka on ollut edellytys henkilötietojesi käsittelylle.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi silloin, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme.

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus saada tietosi siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Tietojen käsittelyn vastustaminen

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Poissulkien tilanteet, kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä henkilötiedoilla suoritettavaa profilointia.

Valitusoikeus

Pyrimme selvittämään ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat suoraan kanssasi. Sinulla on kuitenkin oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos olet sitä mieltä, että henkilötietojasi on käsitelty voimassa olevan tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Puh. 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojaseloste kertoo miten tietoja käsitellään

Ammattiopisto Spesian tietosuojatyössä suunnitellaan, päätetään ja dokumentoidaan, miten rekisteröityjen eli opiskelijoiden, asiakkaiden, ja henkilöstön henkilötietoja käsitellään.

Samalla varmistetaan ja dokumentoidaan, että arjessa myös toimitaan päätösten ja ohjeiden mukaisesti.

Me haluamme kertoa avoimesti tekemästämme henkilötietojen käsittelystä, siksi olemme laatineet myös tietosuojaselosteet, joiden avulla kerromme selkeästi ja tiiviissä muodossa, miten kyseessä olevan henkilörekisterin henkilötietoja käsitellään.

Tietosuojaselosteesta saat käsityksen käsittelyn vaiheista ja pystyt seuraamaan, toimimmeko me lupauksiemme mukaisesti.

Tietosuojaselosteet: 

Ammatillisen koulutuksen opiskelijahallintorekisteri

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen opiskelijahallintorekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Mäki-Gaetz, palvelujohtaja
p.0447650605,
tiina.maki-gaetz@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään ammatillisen koulutuksen opiskelijavalinnan ja koulutuksen tai tutkinnon suorittamisen järjestämiseksi. Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Ammattiopisto Spesiaa koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa opiskelijan antamaan suostumukseen. Ammattiopiston oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu siten, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c), sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a).

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö:

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) -laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta 532/2017 -valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017) -laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) -oppilas- ja opiskeluhuoltolaki (1287/2013) -laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) -laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) -sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja niiden säilyttämisestä (298/2009)

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä ylläpidetään ammatilliseen koulutukseen tutustumaan, koulutuskokeiluun, opiskelijaksi hakevien, opiskelevien henkilötietoja sekä opintojen suorittamiseen, erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.
Tutustujan ja koulutuskokeilijan henkilö- ja yhteystiedot, tutustumisen ja koulutuskokeilun järjestämiseksi tarvittavat tiedot. Arvio ja suositus tutustumisjaksolta tai lausunto koulutuskokeilusta. Hakijan henkilö- ja yhteystiedot sekä hakijan antamat hakemiseen liittyvät lisätiedot.
Opiskelijavalintaan liittyvät tiedot: Opiskelijan henkilö- ja yhteystiedot tunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta. Opiskelua koskevat päivämäärätiedot (aloitus/ valmistuminen/ ero/ keskeytys). Tieto opiskelijan/laillisen edustajan suostumukseen perustuvista luvista mm. kuvauslupa. Opiskelijan kuva. Opiskelijan antaman yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero/sähköpostiosoite Alaikäisen nuoren huoltajan tai muun laillisen edustajan henkilö- ja yhteystiedot.
Opiskeluun liittyvät tiedot: tutkinnon suorittamisen aloituspäivä edellisessä oppilaitoksessa, osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen aiemmista todistuksista, opintojen suorittamiseen, arviointiin ja etenemiseen liittyvät tiedot, oppilaitoksessa asumisen tiedot (vain oppilaitoksen opiskelija-asunnoissa asuvat).Päätökset ja erityisopetuspäätökset: tiedot henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnitelmasta (HOKS), koulutussopimuksista sekä opiskelijan opintoihin liittyvät lisätiedot (vapaamuotoista tekstiä)
Opetuksen erityinen tuki: opettajien ja opiskeluhuollon merkinnät. Salassapidettävät tai erityiset tiedot: kurinpito opiskeluhuollon merkinnät. Opiskelijan todistuksen lisätiedot osaamisen tunnistamista ja tunnustamista, työssäoppimista koskevat tiedot
Opiskelijan kurssivalinnat ja suoritukset: (arvosanatiedot) perus- ja websovelluksessa, henkilökohtainen osaamisen kehittämisen suunnitelma(HOKS) – muut opiskelijan kurssivalintoihin ja suorituksiin liittyvät tiedot.
Henkilökunnan nimi, puhelin, sähköpostiosoite, työtehtävä
Työpaikkaohjaajien ja -arvioijien henkilö- ja yhteystiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Edellisessä kohdassa mainittujen tietojen siirto sähköisesti ja paperiversioina toisesta oppilaitoksesta (HOKS-tietojen siirto edellyttää lupaa tiedonsiirrosta)
Henkilön itsensä, huoltajan/muun laillisen edustajan ja opettajan antamat tiedot ja hänen toimittamansa todistukset ja lausunnot.
Opiskelijan /laillisen edustajan suostumuksella pyydetyt koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot: sosiaali- ja terveyspalveluilta, työvoimaviranomaisilta, aiemmilta oppilaitoksilta.
Toimeksiantajan lähetetiedot (Kela).
Tietojen siirto sähköisesti Opetushallituksen ylläpitämästä opintopolku-järjestelmästä (nuoret).
Työnantajien antamat tiedot.
Rekisterinpitäjä voi pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos opiskelijalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada opiskelijalta itseltään (Väestötietolaki 661/2009)

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tilastokeskus: opiskelijatiedot, suoritetiedot
Opiskeluterveydenhuoltopalvelut (oppilaitoksen sijaintikunnat): opiskelijan yksilöinti- ja yhteystiedot sekä opiskelijan oppilaitokseen toimittamat terveystiedot.
KELA: opiskelija- tai kuntoutujatiedot, läsnäolon tarkistus, tutkinnon suorittaneet
Opetus- ja kulttuuriministeriö: lukumäärätietoja
Opetushallitus: lukumäärätietoja
Työvoimahallinto: lukumäärätietoja, läsnäolotietoja
Vakuutusyhtiöt: lukumäärätietoja, läsnäolotietoja
Muut oppilaitokset ja palveluntuottajat: opiskelijatiedot opiskelijan suostumuksella tai SORA lainsäädännön mukaisesti. Tietojen luovutuksen perusteet: -laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) -oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) -laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutus- ja kuntoutusrahaetuuksista (1566/2005)

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Opiskelijatietoja käsittelevät nimetyt henkilöt. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa kaapeissa. Opiskelija-asiakirjat säilytetään koulutusprosessin päätyttyä Spesian yksiköiden lähiarkistoissa ja päätearkistossa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Oppilaitoksen tietoverkkoon kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijahallinnon tietokantaohjelmaan kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijatietoihin on rajattu pääsy käyttäjäkohtaisesti käyttäjäryhmän ja tehtäväkohtaisen rajauksen mukaan.
Oppilaitoksen henkilökunnan salassapitovelvollisuuden perusteet: – laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) – oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) – laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) – laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen koulutuksen ja opiskeluhuollon toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Henkilötietojen säilytysaikoihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme (Kts. yhteystiedot yllä).

Ammatillisen koulutuksen opiskeluhuoltorekisteri

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen opiskeluhuoltorekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Mäki-Gaetz, palvelujohtaja
p.0447650605,
tiina.maki-gaetz@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 artikla 6.1 c)

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö: Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017), Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 21 § ja 22 §, Perusopetuslaki (628/1998, 682/1998, 477/1998, 31a/2003) Laki perusopetuslain muuttamisesta (642/2010), (1136/2003), Laki lastensuojelusta (417/2007), Lastensuojeluasetus (1010/1983), Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (599/1994), Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (22.9.2000/812), Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (99/2001), Terveydenhuoltolaki (1326/2010).

Rekisterin tietosisältö

Opiskelijoiden yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäisiä opiskelijoita koskevat asiakirjat.

Opiskeluhuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi ja siihen kirjataan yksittäisen opiskelijan: 1) nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot; 2) asian aihe ja vireille panija; 3) opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet; 4) tiedot asian käsittelystä monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot; 5) toteutetut toimenpiteet; 6) kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijahallintojärjestelmästä otetaan opiskelijan perustiedot tietojen kirjaamista varten. Koulun opetus- ja opiskeluhuoltohenkilöstöltä saadaan sellaista tietoa, mikä on opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämätöntä. Yksilökohtaisen opiskeluhuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäseniltä. Alaikäisen huoltajalta tai muulta lailliselta edustajalta. Opiskelijan/laillisen edustajan suostumuksella, toiselta viranomaiselta esim. lastensuojelusta tai hoitavalta taholta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman asianomaisen henkilön yksilöityä suostumusta taikka tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä. Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä opiskelijaa taikka muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä säädetään (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 22 §). Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23 §).

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa. Opiskeluhuoltokertomukset säilytetään koulutusprosessin päätyttyä Spesian yksiköiden lähiarkistoissa ja päätearkistossa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, potilaslaki). Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Oppilaitoksen tietoverkkoon kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijahallinnonjärjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Opiskelijatietoihin on rajattu pääsy käyttäjäkohtaisesti käyttäjäryhmän ja tehtäväkohtaisen rajauksen mukaan.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen koulutuksen ja opiskeluhuollon toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Henkilötietojen säilytysaikoihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme (Kts. yhteystiedot yllä).

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekistereitä ylläpidetään Visman multiPrimuksessa, johon sisältyvät myös lukujärjestysten suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren www-liittymä Wilma, sekä Koodiviidakon Postiviidakossa ja FormillaChatissä. Rekistereitä ylläpidetään myös Webropolissa, Accessissa, M-filesissa ja Moodlerooms-verkko-oppimisympäristössä ja Excelissä.

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Satu Vuorinen
p.0 40 509 8055, satu.vuorinen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511, jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin tietoja käytetään Ammattiopisto Spesian asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen, viestintään, koulutusten ja palveluiden markkinointiin ja myyntiin sekä niiden tilastoimiseen ja raportoimiseen, mm. palvelujen rahoittaville viranomaistahoille kuten Opetushallitukselle ja opetus- ja kulttuuriministeriölle. Rekisterin tietoja käytetään myös koulutusjärjestelyissä kuten kutsukirjeiden ja todistusten lähettämisessä sekä tarjoilujen tilaamisessa. Postiviidakkoa käytetään uutiskirjeiden lähettämisessä. Nettisivuilla on mahdollisuus käyttää Chat-palvelua chat-keskusteluun tai kysymysten lähettämiseen, kun keskustelu-ominaisuus ei ole käytössä. Chat-keskustelu tallentuu FormillaChat-järjestelmään laadun ja asiakkaille annettavien vastausten oikeellisuuden varmistamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai perustuu rekisteröidyn suostumukseen. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) artikla 6.1a ja c)

Rekisterin tietosisältö

– asiakkaan nimi ja tehtävänkuva -rahoittajan nimi – asiakasryhmä – mahdollinen taustaorganisaatio ja organisaation Y-tunnus – yhteystiedot – laskutustiedot – asiakkaaseen kohdennetut toimenpiteet – asiakkaan mahdolliset suoritetiedot (työpaikkaohjaajat) – koulutus- ja palvelutuotteet- mahdolliset markkinointi- ja tutkimuskäyttöä koskevat kiellot – sukupuoli, äidinkieli, työpaikan sijainti, oppilaitosmuoto, kokemus opetustoimen tehtävistä, ikäryhmä, erityisruokavalio, opetettava koulutusala/opiskeluala -Chat-palveluun ei tunnistauduta, eikä henkilökohtaisia asioita pysty siellä hoitamaan. Rekisteriin tallentuu chat-keskustelu ja keskustelun tiedot kuten aika ja ip-osoite, sekä asiakkaan mahdollisesti itse kertomat tiedot, kuten sähköpostiosoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

– asiakas- ja yhteistyökontaktit – Webropol-tiedonkeruujärjestelmä – organisaatioiden kotisivut – Chat-keskustelut, asiakkaiden kysymykset -Tieto työssäoppimispaikoista ja työpaikkaohjaajista kerätään esimiehiltä ja työpaikkaohjaajilta työssäoppimisjaksojen järjestämisen yhteydessä. Tietoja saadaan yritysyhteistyössä ja julkisista tiedostoista esim. www-sivuilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuoliseen käyttöön.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisissa kaapeissa.
Sähköinen aineisto on suojattu oppilaitoksen työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen kyseessä olevan asiakastapahtuman toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Chat-keskusteluita säilytetään 6 kuukautta. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelman otteesta. Tiedustelut tietosuojavastaavalta (kts. yhteystiedot yllä).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttäminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto merkitään rekistereihin.

Kameravalvonnan henkilörekisteri

Rekisterin nimi

Kameravalvonnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Olli Kosonen, turvallisuuspäällikkö
p. 0406351955,
olli.kosonen@spesia.fi

Pekka Pirnes, isännöitsijä
p. 0407014436
pekka.pirnes@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Kameravalvonnan tarkoituksena on yleisen turvallisuuden varmistaminen. Ehkäistä ja selvittää eri tiloissa oleskelevien henkilöiden tekemiä rikoksia ja varmistaa henkilökunnan, asiakkaiden ja vieraiden turvallisuutta (759/2004 16 § Laki yksityisyyden suojasta työelämässä.) Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä kylteillä ja/ tai tarroilla.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 e)

Rekisterin tietosisältö

Valvontakameran kuvatallenne, tallennusaika ja –paikka. Tallenteiden säilytysaika: 2 – 4 viikkoa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tallentavien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännön mukaisia luovutuksia. Tietoja voidaan luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yrityksen/ yhteisön sisäisissä ohjeissa on määritelty henkilöt, joilla on oikeus käsitellä rekisteriä. Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja/tai salasanalla suojattuna tietokoneen / palvelimen kovalevyllä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen kameravalvonnan tarpeen toteuttamiseksi, enintään yhden (1) vuoden ajan. Erityisen syyn vuoksi tietoja voidaan säilyttää pidempäänkin. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella.

Kirjaston asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Kirjaston asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Miikka Mäkelä, kirjastosihteeri
p. 0447651306
miikka.mäkelä@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisteriin kirjataan kaikkien niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka lainaavat kirjastosta aineistoa. Tietoja käytetään kirjastojärjestelmästä tuotettujen ilmoitusten lähettämiseen (mm. aineiston palautuspyynnöt ja saapumisilmoitukset). Asiakastietoja käytetään kirjaston käyttötilastojen laatimiseen siten, ettei yksittäistä lainaajaa pysty tunnistamaan.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 c)

Rekisterin tietosisältö

Nimi, sähköpostiosoite, opiskeluryhmä/henkilökuntaryhmä, tilastointiryhmä, puhelinnumero

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijarekisteri ja henkilökuntarekisteri

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kirjasto ei luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin pääsee vain käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla ja rekisterin käyttöoikeus on vain kirjastoalan ammattipätevyyden (Kirjastoasetus 1157/2009 § 4) omaavalla kirjastohenkilökunnalla.

Asiakkaan kaikki tiedot poistetaan rekisteristä, kun hän ilmoittaa päättävänsä opiskelunsa tai työsuhteensa Ammattiopisto Spesiassa.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen kirjastotoiminnan kannalta. Asiakkaan kaikki tiedot poistetaan, kun asiakas ei ole käyttänyt kirjaston palveluita 1 vuoteen.

Moodlerooms verkko-oppimisympäristö

Rekisterin nimi

Moodlerooms verkko-oppimisympäristö

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Jarkko Korhonen, opetusteknologian asiantuntija
p. 0405771003
jarkko.korhonen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklaan 6.1(c), jossa henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Ammattiopisto Spesia järjestää koulutuksia sille annetun lakisääteisen koulutustehtävän perusteella (laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) ja Moodlerooms-ympäristöä käytetään ammatillisen koulutuksen lain mukaisen opetuksen järjestämiseen. Rekisterin tarkoituksena on Moodleroomsin käyttäjähallinta. Käyttäjien tunnistamista tarvitaan työskentelyn seuraamista, tukemista ja arviointia varten.

Rekisterin tietosisältö

Nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, paikkakunta, kurssin nimi. Näiden lisäksi osallistujan itsensä jakamat tiedot. Järjestelmän käytöstä jää talteen lokitiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Primus-opiskelijarekisteri ja ilmoittautumisten / osallistujavalintojen yhteydessä saadut tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei luovuteta, paitsi poliisille rikostutkinnan yhteydessä.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelle

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Kurssien järjestäjät informoivat rekisteröityjä osallistujien tietojen säilyttämisestä.

Spesia Puodin verkkokaupan ja Spesia Puodin asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Spesia Puodin verkkokaupan ja Spesia Puodin asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Riina Henttu, verkkokauppavastaava
p.0503032946
riina.henttu@spesia.fi

Heli Kilpeläinen, ohjaaja
p.0447650627
heli.kilpeläinen@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Tilausten käsittelyyn, toimitukseen, arkistointiin ja kirjanpitoon. Asiakkuuden ylläpitoon ja yhteydenpitoon tavarantoimittajiin. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 c)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, Y-tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja yrityksiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Spesia Puodin verkkokaupassa ei ole manuaalista aineistoa. Spesia Puodin manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tietokoneella olevat tiedot ovat salasanan takana ja kone lukittuna, kun sitä ei käytetä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Spesia Puodin verkkokaupan henkilötiedot poistetaan, kun asiakassuhde päättyy. Spesia Puodin tavarantoimittajien henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen hoitamiseksi koko asiakassuhteen ajan ja tiedot poistetaan siinä vaiheessa, kun asiakassuhde ja siihen liittyvät säilyttämisperusteet eivät ole enää voimassa.

Sähköinen ajopäiväkirjarekisteri

Rekisterin nimi

Sähköinen ajopäiväkirjarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Vaihde 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin tiedoista voidaan koota raportointeja. Tiedon keruu perustuu Verottaja vaatimukseen. Tietoja voidaan käyttää myös Ammattiopisto Spesian toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin sekä sisäisen tarkastuksen tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteena on rekisteröidyn suostumus. Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: gps-laitteen tunniste, henkilön nimi, henkilön sähköposti, auton rekisteritunnus ja paikannustiedot (sijainti, kulkutiedot, ajonopeus ja aika), rfid:n id. Rekisterissä ei ole muita ajoneuvon käyttäjän henkilötietoja. Rekisterin ylläpitäjien tiedot: nimi, käyttäjätunnus ja salasana.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ajoneuvojen seurantatiedot tulevat ajoneuvon ajotietokoneesta gsm-liittymän kautta. Tiedot viedään rekisteriin automaattisesti. Paikannustiedot ajopäiväkirjaan tulevat ajoneuvoon asennetusta paikannuslaitteesta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ammattiopisto Spesia voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja vain Ammattiopisto Spesian lukuun suoritettavia sähköisen ajopäiväkirjan hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Ammattiopisto Spesia varmistaa aina, että yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään Verohallinnon määräämä aika.

Työnhakijarekisteri

Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Spesia Oy
PL 46, 04401 Järvenpää
Puh. 0106084000
etunimi.sukunimi@spesia.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Starast
p. 040 771 0080, paivi.starast@spesia.fi

Jarkko Seiluri, tietosuojavastaava
p.0447651511,
jarkko.seiluri@spesia.fi

Henkilötietojen käytön tarkoitus ja lainmukaisuus

Työnhakijarekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön rekrytoiminen Ammattiopisto Spesiaan. Hakuasiakirjoja säilytetään sähköisesti, kunnes työnhakijan kanneaika umpeutuu.
Rekisterin pitoon liittyvä lainsäädäntö ja ohjeistus: Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän Ammattiopisto Spesian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 6 artikla 1 c).

Rekisterin tietosisältö

Työntekijän etu- ja sukunimi, henkilötunnus, yhteystiedot, CV-tiedot ja hakemukset. Järjestelmään kirjataan myös rekrytointiprosessin edetessä eri hakuvaiheisiin liittyviä esimiehen merkintöjä, mm. mahdollisessa haastattelussa hakijan antamia vastauksia ja haastattelijan muita kirjauksia.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kertyy pääsääntöisesti hakijalta eli rekisteröidyltä itseltään sekä rekrytoivan henkilön kirjauksista. Hakijan suostumuksella rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia myös muista tietolähteistä (esim. suosittelijoilta).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Tietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelta

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Työnhakijoiden tietoja käsittelevät nimetyt, rekrytointiin liittyvät henkilöt (HR-henkilöstö ja rekrytointiin liittyvät esimiehet). Mahdolliset manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa kaapeissa henkilöstöhallinnossa.

Sähköisiä asiakirjoja käsittelevät vain ne, joiden tehtävät sitä edellyttävät (pääsääntöisesti HR-henkilöstö ja rekrytointiin liittyvät esimiehet). Tiedostot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Hakijoiden tiedot ja asiakirjat (hakemus ja CV) tallentuvat Sympa HR -järjestelmään. Ennen Sympan käyttöönottoa tiedot tallentuivat M-Files-tiedonhallintajärjestelmään.

Sympa HR -järjestelmän toimittaa Sympa Oy. M-Files-tiedonhallintajärjestelmän toimittaa M-Files Oy.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen Ammattiopisto Spesian velvollisuuksia sekä yleisen edun mukaisia arkistointi ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen lakiin perustuva arkistointi tai muut tietojen käsittelyn päättämiseen liittyvät tarkemmat tiedot selviävät Spesian arkistonmuodostussuunnitelmasta. Tiedustelut tietosuojavastaavalta(Kts. yhteystiedot yllä).

Spesian tietosuojavastaava

Jarkko Seiluri

koulutuspäällikkö
Järvenpää
044 765 1511
Jarkko.Seiluri@spesia.fi
Tietosuojavastaava